Données de santé dans les formulaires d'admission

Version : 19 juillet 2026 (projet)

1. Pourquoi cette page existe

FlexBookz permet aux salons de configurer des formulaires d'admission que les clients finaux remplissent avant ou pendant un rendez-vous. Pour certains secteurs, comme les studios de tatouage, les cabinets de pédicure et les cabinets de massage, ces formulaires peuvent contenir des informations sur les allergies, les affections cutanées ou les antécédents médicaux. Il s'agit d'une « catégorie particulière de données à caractère personnel » au sens de l'article 9 du Règlement général sur la protection des données (RGPD), soumise à des règles plus strictes que les données à caractère personnel ordinaires.

2. Que sont les données sensibles ?

L'article 9 du RGPD mentionne explicitement les données de santé comme catégorie particulière de données à caractère personnel. Leur traitement est en principe interdit, sauf si une exception s'applique. Pour la plupart des salons, cette exception est généralement le consentement explicite de la personne concernée (article 9, paragraphe 2, point a) du RGPD).

Exemples de données collectées via des formulaires d'admission pouvant être qualifiées de données sensibles :

• Allergies, par exemple à l'encre, au latex, aux crèmes anesthésiantes ou à l'huile de massage
• Affections cutanées, telles que l'eczéma, le psoriasis ou des plaies ouvertes
• Antécédents médicaux, tels que le diabète, la prise d'anticoagulants, une grossesse ou des interventions chirurgicales antérieures
• Prise de médicaments pertinente pour le soin

3. Qui en est responsable ?

Le salon qui configure le formulaire d'admission et le soumet aux clients finaux est le responsable du traitement de ces données. Cela signifie que le salon est lui-même responsable de disposer d'une base légale valable (généralement le consentement explicite), d'informer le client final et d'évaluer si la collecte de ces données est nécessaire pour le soin. FlexBookz agit ici en tant que sous-traitant : nous fournissons la plateforme permettant au salon de configurer ces formulaires et de stocker les réponses, mais nous ne déterminons pas quelles questions un salon pose ni quelles données sont nécessaires pour un soin donné.

4. Quelles garanties existent réellement dans la plateforme ?

Les mesures techniques suivantes sont réellement présentes dans la plateforme FlexBookz :

• Contrôle d'accès via Row Level Security (RLS) : les données des formulaires d'admission d'un salon ne sont visibles que par le propre personnel de ce salon disposant du rôle ou de la permission appropriés (« services.manage »), et non par d'autres salons ou des utilisateurs non autorisés
• Les réponses aux formulaires soumises via le widget de réservation public sont traitées via une route sécurisée, vérifiée par clé API, et associées au compte du salon concerné
• Ces données ne sont pas utilisées par FlexBookz à des fins de marketing par e-mail, de publicité ou d'analyse
• Connexions chiffrées (TLS/HTTPS) entre le navigateur, la plateforme et la base de données
• Stockage chez Supabase, qui applique un chiffrement au repos dans le cadre de son infrastructure standard ; ce point doit encore être confirmé au regard de la documentation propre à Supabase

5. Ce qui doit encore être confirmé

Pour éviter toute promesse excessive, nous indiquons ici explicitement ce qui n'a pas encore été vérifié ou formalisé :

• Si les conditions de chiffrement et de stockage de Supabase répondent aux exigences spécifiquement applicables aux données sensibles
• Si un examen distinct et complémentaire est nécessaire pour les secteurs traitant structurellement des données de santé
• La durée exacte de conservation des réponses aux formulaires d'admission ; actuellement, les mêmes durées de conservation générales que celles décrites dans notre Politique de confidentialité s'appliquent

6. Ce que les salons doivent organiser eux-mêmes

Si vous gérez un salon utilisant des formulaires d'admission comportant des questions liées à la santé, nous vous recommandons de considérer au minimum les points suivants. Cela reste toutefois votre propre responsabilité en tant que responsable du traitement ; FlexBookz ne peut pas résoudre entièrement ce point à votre place :

• Demandez un consentement explicite et distinct pour le traitement des données de santé, par exemple via une case à cocher dédiée avec une explication claire, et non dissimulée dans les conditions générales
• Ne collectez que les données réellement nécessaires au soin (minimisation des données)
• Informez les clients finaux de la finalité de la question et de la durée de conservation des données
• Formez le personnel à la gestion confidentielle de ces données
• Évaluez si un accord de traitement des données distinct ou des dispositions supplémentaires avec FlexBookz sont nécessaires compte tenu de la nature de vos prestations
• En cas de doute, consultez votre propre conseiller juridique, en particulier si les données de santé constituent un élément structurel de vos prestations

7. Documents associés

Consultez également notre Politique de confidentialité pour l'explication générale du traitement des données, ainsi que notre Accord de traitement des données (DPA) pour les dispositions contractuelles entre FlexBookz et les salons. Politique de confidentialité · Accord de traitement des données (DPA)

8. Contact

FlexBookz – Zonnelaan 13, 7771ER Hardenberg, Pays-Bas

legal@flexbookz.com | +31 618994895