Entwurf eines Auftragsverarbeitungsvertrags zwischen FlexBookz und Ihrem Salon — noch nicht juristisch geprüft
Entwurf — noch nicht juristisch geprüftHinweis: Dies ist ein Entwurf, noch nicht juristisch geprüft
Dieser Auftragsverarbeitungsvertrag ist ein erster Entwurf, der Salons frühzeitig Einblick geben soll, wie FlexBookz mit personenbezogenen Daten umgeht. Der Text wurde noch nicht von einem qualifizierten Datenschutzjuristen geprüft. Betrachten Sie diese Seite nicht als rechtlich bindend, bis FlexBookz ausdrücklich bestätigt, dass die juristische Prüfung erfolgt ist. Nutzen Sie diese Fassung als Ausgangspunkt für ein Gespräch mit Ihrem eigenen Rechtsberater, nicht als endgültigen Vertrag.
Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) – FlexBookz
Version: 19. Juli 2026 (Entwurf)
Firmendetails:
FlexBookz – VOF (Gesellschaft unter Firmennamen)
Zonnelaan 13, 7771ER Hardenberg, Niederlande
Handelskammer: 98528246
MwSt.: NL003933468B78
E-Mail: legal@flexbookz.com
Telefon: +31 618994895
Einleitung
Dieser Auftragsverarbeitungsvertrag ('Vertrag') regelt die Verarbeitung personenbezogener Daten durch FlexBookz – VOF ('FlexBookz', 'Auftragsverarbeiter') im Auftrag des Salons oder Unternehmens, das die FlexBookz-Plattform nutzt ('Kunde', 'Verantwortlicher'). Dieser Vertrag ergänzt unsere Allgemeinen Geschäftsbedingungen und gilt für jede Verarbeitung personenbezogener Daten der Endkunden des Kunden über die FlexBookz-Plattform.
1. Gegenstand und Dauer der Verarbeitung
FlexBookz verarbeitet personenbezogene Daten ausschließlich zum Zweck der Bereitstellung der Buchungssoftware für den Kunden, wie in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen und der Datenschutzerklärung beschrieben. Die Verarbeitung dauert an, solange der Kunde ein aktives FlexBookz-Konto hat, und endet gemäß Abschnitt 10 (Rückgabe und Löschung von Daten) nach Beendigung des Vertrags.
2. Art und Zweck der Verarbeitung
FlexBookz verarbeitet personenbezogene Daten im Auftrag des Kunden für folgende Zwecke:
Verwaltung von Terminen, Buchungen und Kalendern
Verwaltung von Kundenprofilen und Kundenhistorie
Verarbeitung von Zahlungen und Anzahlungen über den vom Kunden gewählten Zahlungsanbieter
Versenden von Erinnerungen, Bestätigungen und, sofern aktiviert, Marketingkommunikation im Namen des Kunden
Erfassen von Antworten auf vom Kunden selbst eingerichtete Anamnese-Formulare
Kundensupport und technischer Betrieb der Plattform
3. Kategorien betroffener Personen und personenbezogener Daten
Die Verarbeitung betrifft folgende Kategorien betroffener Personen:
Endkunden des Kunden (die Personen, die bei dem Salon einen Termin buchen)
Mitarbeiter des Kunden, die die FlexBookz-Plattform nutzen
Folgende Kategorien personenbezogener Daten können verarbeitet werden:
Name, E-Mail-Adresse und Telefonnummer
Termin-, Buchungs- und Behandlungshistorie
Zahlungsstatus und Zahlungsreferenzen (keine vollständigen Karten- oder Bankdaten)
Vom Kunden selbst konfigurierte Anamnese-Formulardaten
Freitextfelder wie Kunden- oder Terminnotizen, die von Mitarbeitern des Kunden eingegeben werden
Für bestimmte Branchen (zum Beispiel Tattoostudios, Fußpflegepraxen und Massagepraxen) kann der Kunde Anamnese-Formulare einrichten, die besondere Kategorien personenbezogener Daten im Sinne von Artikel 9 DSGVO enthalten, etwa Angaben zu Allergien, Hautzuständen oder der Krankengeschichte. Siehe unsere separate Seite zu Gesundheitsdaten in Anamnese-Formularen für weitere Erläuterungen.
4. Rollen und Pflichten
Der Kunde ist Verantwortlicher und ist unter anderem verantwortlich für:
Das Vorliegen einer Rechtsgrundlage für jede Verarbeitung personenbezogener Daten seiner Endkunden
Die Information der Endkunden über die Verarbeitung, zum Beispiel über eine eigene Datenschutzerklärung
Die Einholung gegebenenfalls erforderlicher ausdrücklicher Einwilligungen, etwa bei der Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten über Anamnese-Formulare
Die Verwaltung von Nutzerrechten und Zugriffen innerhalb des eigenen Kontos
FlexBookz ist Auftragsverarbeiter und verpflichtet sich unter anderem zu:
Der Verarbeitung personenbezogener Daten ausschließlich auf Grundlage dokumentierter Anweisungen des Kunden
Der Sicherstellung der Vertraulichkeit bei Mitarbeitern mit Zugriff auf personenbezogene Daten
Der Umsetzung angemessener technischer und organisatorischer Sicherheitsmaßnahmen (siehe Abschnitt 6)
Der Einbindung von Unterauftragsverarbeitern nur unter den Bedingungen von Abschnitt 5
Der Unterstützung des Kunden bei Anfragen betroffener Personen (siehe Abschnitt 7)
Der Meldung von Datenschutzverletzungen an den Kunden (siehe Abschnitt 8)
5. Unterauftragsverarbeiter
FlexBookz setzt für die Bereitstellung der Plattform folgende Unterauftragsverarbeiter ein:
Supabase — Hosting, Datenbank und Authentifizierung (Server innerhalb der EU)
Stripe — Zahlungsverarbeitung (optional, sofern vom Kunden aktiviert)
Mollie — Zahlungsverarbeitung (optional, sofern vom Kunden aktiviert)
Pay.nl — Zahlungsverarbeitung (optional, sofern vom Kunden aktiviert)
SumUp — Zahlungsverarbeitung, einschließlich Kartenlesegeräte (optional, sofern vom Kunden aktiviert)
Klaviyo — E-Mail-Marketing und automatisierte Kommunikation (optional, nur für Endkunden, die eingewilligt haben)
Twilio — SMS-Benachrichtigungen (optional, sofern vom Kunden aktiviert)
Expo, Apple und Google — Zustellung von Push-Benachrichtigungen in der FlexBookz-App
Diese Liste wird aktuell gehalten, sobald FlexBookz neue Unterauftragsverarbeiter einsetzt oder ersetzt. FlexBookz informiert den Kunden über wesentliche Änderungen dieser Liste, damit der Kunde gemäß DSGVO widersprechen kann.
6. Technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen
FlexBookz trifft unter anderem folgende Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten:
Row Level Security (RLS) auf Datenbankebene bei Supabase: Jeder Kunde kann ausschließlich auf die eigenen Kontodaten zugreifen, durchgesetzt durch Rollen- und Berechtigungsprüfungen innerhalb der Plattform
Der Zugriff auf sensible Funktionen wie Anamnese-Formulare ist auf Mitarbeiter des Kunden mit der entsprechenden Rolle oder Berechtigung innerhalb des Kontos beschränkt
Verschlüsselte Verbindungen (TLS/HTTPS) für den gesamten Datenverkehr zwischen Nutzer, Plattform und Datenbank
Speicherung bei Supabase, das im Rahmen seiner Standardinfrastruktur eine Verschlüsselung der Daten 'at rest' anwendet; dies muss noch anhand der eigenen Dokumentation und des Auftragsverarbeitungsvertrags von Supabase bestätigt werden
FlexBookz selbst speichert keine vollständigen Kartennummern oder Bankdaten; Zahlungsdaten werden vom Zahlungsanbieter verarbeitet
7. Unterstützung bei Rechten betroffener Personen
Soweit der Kunde eine Anfrage nicht selbständig innerhalb der Plattform bearbeiten kann, unterstützt FlexBookz den Kunden angemessen bei der Beantwortung von Anfragen betroffener Personen, etwa zu Auskunft, Berichtigung, Löschung oder Datenübertragbarkeit, damit der Kunde seinen Pflichten als Verantwortlicher nachkommen kann.
8. Meldepflicht bei Datenschutzverletzungen
FlexBookz informiert den Kunden ohne unangemessene Verzögerung, nachdem FlexBookz von einem Sicherheitsvorfall Kenntnis erlangt hat, der zu einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten führt, die FlexBookz im Auftrag des Kunden verarbeitet, damit der Kunde selbst beurteilen kann, ob und wie eine Meldung an die zuständige Aufsichtsbehörde und/oder betroffene Personen erforderlich ist. Die genaue Meldefrist und der Prozess werden nach juristischer Prüfung dieses Vertrags näher festgelegt.
9. Auditrecht
Der Kunde hat nach vorheriger angemessener Abstimmung das Recht, Informationen anzufordern, die belegen, dass FlexBookz diesen Vertrag einhält. Die genaue Ausgestaltung dieses Auditrechts, etwa auf Basis von Fragebögen, Berichten oder einer externen Prüfung, wird nach juristischer Prüfung näher ausgearbeitet.
10. Rückgabe und Löschung von Daten
Nach Beendigung des Vertrags zwischen FlexBookz und dem Kunden werden die personenbezogenen Daten des Kunden innerhalb der in der Datenschutzerklärung genannten Frist gelöscht (grundsätzlich innerhalb von 30 Tagen nach Kündigung), sofern nicht eine längere Aufbewahrungsfrist gesetzlich vorgeschrieben ist, zum Beispiel für Abrechnungsdaten. Auf Wunsch des Kunden kann FlexBookz, soweit technisch möglich, vor der Löschung einen Export der Daten bereitstellen.
11. Haftung
Die Haftung von FlexBookz aus diesem Vertrag ist entsprechend den Haftungsbestimmungen in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen begrenzt.
Diese Haftungsklausel ist allgemein formuliert und bedarf noch spezifischer juristischer Prüfung, insbesondere hinsichtlich der Aufteilung der Haftung zwischen Kunde und FlexBookz bei DSGVO-Verstößen.