Hoe FlexBookz omgaat met bijzondere persoonsgegevens (allergieën, huidaandoeningen, medische voorgeschiedenis) — concept, nog niet juridisch beoordeeld
Concept — nog niet juridisch beoordeeldLet op: dit is een concept, nog niet juridisch beoordeeld
Deze pagina is een eerste opzet, geschreven om salons alvast inzicht te geven in hoe FlexBookz omgaat met gezondheidsgerelateerde gegevens in intake-formulieren. De tekst is nog niet beoordeeld door een gekwalificeerde privacyjurist. Beschouw deze uitleg niet als juridisch bindend advies totdat FlexBookz uitdrukkelijk bevestigt dat de beoordeling heeft plaatsgevonden. Salons blijven te allen tijde zelf verantwoordelijk voor het beoordelen van hun eigen wettelijke verplichtingen.
Gezondheidsgegevens via intake-formulieren – FlexBookz
Versie: 19 juli 2026 (concept)
Bedrijfsgegevens:
FlexBookz – VOF (Vennootschap Onder Één Naam)
Zonnelaan 13, 7771ER Hardenberg, Nederland
KVK: 98528246
BTW: NL003933468B78
E-mail: legal@flexbookz.com
Telefoon: +31 618994895
1. Waarom deze pagina bestaat
FlexBookz biedt salons de mogelijkheid om intake-formulieren in te richten die eindklanten invullen vóór of tijdens een afspraak. Voor bepaalde branches, zoals tatoeagestudio's, pedicurepraktijken en massagepraktijken, kunnen deze formulieren informatie bevatten over allergieën, huidaandoeningen of medische voorgeschiedenis. Dit is een 'bijzondere categorie van persoonsgegevens' onder artikel 9 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), waarvoor strengere regels gelden dan voor gewone persoonsgegevens.
2. Wat zijn bijzondere persoonsgegevens?
Artikel 9 AVG noemt gezondheidsgegevens expliciet als bijzondere categorie van persoonsgegevens. De verwerking hiervan is in beginsel verboden, tenzij een uitzondering van toepassing is. Voor de meeste salons is dat doorgaans de uitdrukkelijke toestemming van de betrokkene (artikel 9 lid 2 sub a AVG).
Voorbeelden van gegevens die via intake-formulieren als bijzondere persoonsgegevens kunnen kwalificeren:
Allergieën, bijvoorbeeld voor inkt, latex, verdovende crèmes of massageolie
Huidaandoeningen, zoals eczeem, psoriasis of open wondjes
Medische voorgeschiedenis, zoals diabetes, gebruik van bloedverdunners, zwangerschap of eerdere operaties
Medicijngebruik dat relevant is voor de behandeling
3. Wie is hiervoor verantwoordelijk?
De salon die het intake-formulier inricht en aan eindklanten voorlegt, is verwerkingsverantwoordelijke voor deze gegevens. Dat betekent dat de salon zelf verantwoordelijk is voor het hebben van een geldige rechtsgrondslag (doorgaans uitdrukkelijke toestemming), het informeren van de eindklant en het beoordelen of het verzamelen van deze gegevens noodzakelijk is voor de behandeling. FlexBookz treedt hierbij op als verwerker: wij faciliteren het platform waarmee de salon deze formulieren kan inrichten en de antwoorden kan opslaan, maar wij bepalen niet welke vragen een salon stelt of welke gegevens noodzakelijk zijn voor een specifieke behandeling.
4. Welke waarborgen zijn er in het platform?
De volgende technische maatregelen zijn daadwerkelijk aanwezig in het FlexBookz-platform:
Toegangsbeperking via Row Level Security (RLS): intake-formuliergegevens van een salon zijn uitsluitend zichtbaar voor medewerkers van diezelfde salon met de juiste rol of permissie ('services.manage'), niet voor andere salons of onbevoegde gebruikers
Formulierantwoorden die via de openbare boekingswidget binnenkomen, worden verwerkt via een beveiligde, met API-sleutel geverifieerde route en gekoppeld aan het account van de betreffende salon
Deze gegevens worden niet gebruikt voor e-mailmarketing, advertenties of analysedoeleinden door FlexBookz
Versleutelde verbindingen (TLS/HTTPS) tussen browser, platform en database
Opslag bij Supabase, dat versleuteling 'at rest' toepast als onderdeel van de standaardinfrastructuur; dit dient nog te worden bevestigd aan de hand van Supabase's eigen documentatie
5. Wat nog bevestigd moet worden
Om overpromising te voorkomen, benoemen we hier expliciet wat nog niet is geverifieerd of geformaliseerd:
Of Supabase's versleuteling en opslagvoorwaarden voldoen aan de eisen die specifiek gelden voor bijzondere persoonsgegevens
Of een aparte, aanvullende beoordeling nodig is voor branches die structureel gezondheidsgegevens verwerken
De exacte bewaartermijn voor intake-formulierantwoorden; op dit moment gelden dezelfde algemene bewaartermijnen als beschreven in onze Privacyverklaring
6. Wat salons zelf moeten regelen
Gebruikt u als salon intake-formulieren met gezondheidsgerelateerde vragen? Overweeg dan in ieder geval het volgende. Dit blijft echter uw eigen verantwoordelijkheid als verwerkingsverantwoordelijke; FlexBookz kan dit niet volledig voor u oplossen:
Vraag uitdrukkelijke, aparte toestemming voor het verwerken van gezondheidsgegevens, bijvoorbeeld via een aparte checkbox met duidelijke uitleg, niet verstopt in algemene voorwaarden
Verzamel alleen gegevens die daadwerkelijk noodzakelijk zijn voor de behandeling (dataminimalisatie)
Informeer eindklanten over het doel van de vraag en hoe lang de gegevens worden bewaard
Train medewerkers in de vertrouwelijke omgang met deze gegevens
Overweeg of een aparte verwerkersovereenkomst of aanvullende afspraken met FlexBookz nodig zijn, gezien de aard van uw dienstverlening
Raadpleeg bij twijfel uw eigen juridisch adviseur, zeker als gezondheidsgegevens een structureel onderdeel zijn van uw dienstverlening
7. Gerelateerde documenten
Zie ook onze Privacyverklaring voor de algemene uitleg van gegevensverwerking, en onze Verwerkersovereenkomst (DPA) voor de contractuele afspraken tussen FlexBookz en salons. Privacybeleid · Verwerkersovereenkomst (DPA)
8. Contact
FlexBookz – Zonnelaan 13, 7771ER Hardenberg, Nederland