12. Financiële instellingen in FlexBookz

Introduction

De Financiële instellingen-module in FlexBookz stelt u in staat om de kernboekhoud- en betalingsparameters voor uw salon, spa of wellnessbedrijf te configureren. Configureer betalingsproviders, btw-regels, commissiestructuren en algemene boekhoudvoorkeuren zodat uw transacties, rapporten en loonadministratie naadloos integreren met de dagelijkse bedrijfsvoering. Een juiste inrichting zorgt voor nauwkeurige financiële administratie, betrouwbare uitbetalingen en consistente rapportage tussen locaties.

How it Works

FlexBookz bundelt alle opties met betrekking tot bedrijfsfinanciën in één configuratiegebied dat is onderverdeeld in tabbladen. Elk tabblad regelt een specifiek gebied van financieel gedrag in het systeem. Wijzigingen die u hier doorvoert, worden automatisch toegepast op boekingen, facturen, loonadministratievermeldingen en rapporten.

• Betalingen: Koppel betalingsproviders (bijv. Stripe), schakel online- en betalingen in de salon in en configureer uitbetalings‑bankgegevens.

• Algemeen: Stel boekhoudstandaarden in, zoals het begin van uw boekjaar en basisboekhoudvoorkeuren.

• Btw-instellingen: Schakel btw-berekeningen aan of uit, definieer btw-tarieven en uw btw‑registratienummer per land.

• Commissie-instellingen: Maak en wijs commissieregels toe voor personeel (percentage of vast bedrag) op basis van diensten of omzet.

• Automatische rapporten: Plan terugkerende financiële rapporten die gegenereerd en naar beheerders verzonden worden (binnenkort beschikbaar).

Step-by-Step Guide

1. Configure Payment Settings

1. Navigeer naar Boekhouding > Financiële instellingen > Betalingen.

2. Koppel uw Stripe-account door te klikken op Doorgaan met onboarding of door het Stripe-dashboard te openen. Volg de verificatiestappen van Stripe om betalingen te autoriseren.

3. Na succesvolle configuratie toont het dashboard dat Stripe volledig verbonden en geverifieerd is.

4. Gebruik de schakelaars om de volgende opties in te schakelen:

   • Betalingen inschakelen: Zet Stripe-gebaseerde betalingen voor het bedrijf aan.

   • Online betalingen toestaan: Sta klanten toe te betalen bij het boeken via de online widget.

   • Betalingen in de salon toestaan: Schakel POS-betalingen of Tap to Pay in voor transacties ter plaatse.

5. Voer uw uitbetalingsgegevens in: naam rekeninghouder, banknaam en rekeningnummer/IBAN zodat Stripe fondsen naar uw rekening kan overmaken.

2. Set General Accounting Preferences

1. Open het tabblad Algemeen in Financiële instellingen.

2. Selecteer het begin van het boekjaar (bijvoorbeeld: januari).

3. Klik op Opslaan. Deze instelling beïnvloedt kwartaal- en jaarrapportages en hoe prestaties worden gegroepeerd in analyses.

3. Configure VAT (Tax) Settings

1. Ga naar het tabblad Btw-instellingen.

2. Schakel Btw-berekeningen inschakelen om automatische belastingberekening voor diensten en facturen aan te zetten.

3. Selecteer het juiste land zodat FlexBookz de toepasselijke belastingregels toepast.

4. Voer uw bedrijfs-btw-nummer in (bijvoorbeeld: NL123456789B01).

5. Klik op Opslaan om de wijzigingen toe te passen.

Zodra ingeschakeld past FlexBookz automatisch het geselecteerde btw-tarief toe op facturen, bonnetjes en financiële rapporten waar relevant.

4. Set Up Commission Rules

1. Open het tabblad Commissie-instellingen.

2. Klik op + Commissie toevoegen om een nieuwe regel aan te maken.

3. Definieer het type commissie:

   • Percentage: bijvoorbeeld 30% van de omzet van de dienst.

   • Vast bedrag: bijvoorbeeld $10 per dienst.

4. Wijs de regel toe aan specifieke medewerkers, diensten of locaties. U kunt commissies dienstspecifiek maken (bijvoorbeeld hogere tarieven voor premiumbehandelingen) of rol‑specifiek.

5. Sla de commissie op. Deze regels worden verwerkt in loonberekeningen en commissierapporten.

5. Automatic Reports (coming soon)

Het tabblad Automatische rapporten stelt u in staat terugkerende financiële rapporten (dagelijks, wekelijks, maandelijks of aangepast) in te plannen. Zodra beschikbaar kunt u ontvangers, rapporttypes en bezorgmethoden (e-mail) configureren om de zichtbaarheid van uw boekhouding te automatiseren.

Practical Examples & Use Cases

• Voorbeeld: Een salon met twee locaties schakelt Stripe en online betalingen in voor locatie A, maar staat voor locatie B alleen Tap to Pay in de salon toe. Stel per locatie verschillende betalingsschakelaars in en voer indien nodig unieke bankgegevens in.

• Voorbeeld: Een stylist ontvangt 40% commissie op knipbeurten maar 25% op kleurbehandelingen. Maak twee commissieregels en wijs ze toe aan de betreffende diensten.

• Use case: Een bedrijf met grensoverschrijdende klanten zet btw-berekeningen aan en configureert btw-nummers voor elk land om correcte belastingrapportage voor facturatie naar meerdere landen te waarborgen.

Pro tip: Stel btw en commissies in voordat u betalingen gaat accepteren, zodat uw historische transacties en loonadministratie correct worden berekend.

Tips & Best Practices

• Koppel Stripe direct: Dit minimaliseert handmatige afstemming en versnelt uitbetalingen.

• Verifieer btw‑nummers: Een onjuist btw‑nummer beïnvloedt belastingrapportage en kan tot nalevingsproblemen leiden.

• Gebruik servicegebaseerde commissies: Stel verschillende tarieven per dienst in om personeel nauwkeurig te belonen voor werkzaamheden met hogere waarde.

• Hanteer een consistent boekjaar: Het wijzigen van het boekjaar nadat er transacties zijn, kan de weergave van voorgaande rapporten wijzigen—wijzig alleen met advies van uw accountant.

• Documenteer wijzigingen: Noteer configuratiewijzigingen en data zodat uw accountant deze kan verifiëren tijdens audits.

Troubleshooting

• Probleem: Stripe is niet gekoppeld.
  Oplossing: Open Betalingen en klik op Doorgaan met onboarding. Zorg dat u de identiteitsverificatie in het Stripe‑portaal voltooit en de vereiste machtigingen toestaat.

• Probleem: Btw wordt niet berekend op facturen.
  Oplossing: Controleer of Btw-berekeningen inschakelen is aangezet en of het juiste land en btw‑nummer zijn ingesteld in Btw-instellingen. Controleer ook eventuele servicelocatie‑ of dienstniveau vrijstellingen.

• Probleem: Commissies ontbreken in de loonadministratie.
  Oplossing: Controleer of het personeelslid is toegewezen aan de juiste commissieregel en dat de commissieregel actief is. Herbereken de loonadministratie indien nodig.

• Probleem: Uitbetalingen vertraagd.
  Oplossing: Verifieer uw bankgegevens in het tabblad Betalingen en controleer het Stripe‑dashboard op uitbetalingsschema's of blokkades. Neem contact op met Stripe‑support als blokkades blijven bestaan.

Als u stapsgewijze hulp nodig heeft die specifiek is voor uw inrichting, neem dan contact op met FlexBookz Support of uw accountmanager voor begeleide configuratie en controle.