20. Facturatie in FlexBookz

Introductie

De Facturatie-sectie in FlexBookz centraliseert alles wat met uw abonnement, facturen en locatiebeheer te maken heeft. Vanaf hier kunt u uw abonnement bekijken en wijzigen, facturen downloaden, betaalmethoden beheren en zakelijke vestigingen toevoegen of verwijderen die door uw abonnement worden gedekt. Deze documentatie legt uit hoe het facturatiesysteem werkt, geeft stapsgewijze instructies en bevat praktische voorbeelden en oplossingsrichtingen zodat u uw account en financiën op orde kunt houden.

Hoe het werkt

FlexBookz maakt gebruik van een geïntegreerd facturatieportaal dat uw FlexBookz-account koppelt aan een beveiligde betalingsprovider. Het facturatieportaal verzorgt:

• Beheer van abonnementsplannen (upgraden, downgraden, annuleren).

• Betaalmethoden en betaalgeschiedenis (creditcard, bankoverschrijving waar ondersteund).

• Genereren van facturen en downloadbare PDF-facturen.

• Beheer van ondersteunde zakelijke vestigingen onder één abonnement, binnen de limieten van uw plan.

Uw factureringscyclus (maandelijks, jaarlijks, enz.) en het aantal locaties dat u kunt beheren zijn afhankelijk van het gekozen plan. Wanneer u van plan verandert, worden aanpassingen in de facturatie automatisch door het portaal verwerkt en zichtbaar op uw volgende facturen.

Stapsgewijze gids

1. Bekijk uw huidige plan

1. Open FlexBookz en ga naar Facturatie in het linker menu.

2. Bekijk onder Uw plan de naam van uw actieve plan (bijvoorbeeld Flex Pro of Flex Basic), de prijs en de factureringscyclus.

3. Let op het aantal locaties dat bij uw plan is inbegrepen en eventuele extra toeslagen.

2. Beheer factuurgegevens

Klik op de knop Bezoek facturatieportaal om de beveiligde facturatieomgeving te openen. Vanaf daar kunt u:

• Betaalmethode bijwerken: vervang of voeg een creditcard toe, of stel waar beschikbaar een bankoverschrijving in.

• Facturen downloaden: open en sla PDF-kopieën van eerdere facturen op voor de boekhouding.

• Abonnement wijzigen: upgrade naar een hoger plan, downgrade of annuleer het abonnement.

Voorbeeld: Om een nieuwe creditcard toe te voegen, ga in het facturatieportaal naar Betaalmethoden, klik op Kaart toevoegen, voer de kaartgegevens in en sla op. Toekomstige kosten worden via de nieuw toegevoegde kaart afgeschreven.

3. Beheer zakelijke vestigingen

FlexBookz ondersteunt het beheren van meerdere fysieke vestigingen vanuit één account. In het Facturatie-gedeelte ziet u:

• Hoeveel locaties uw plan toestaat.

• Welke locaties momenteel actief zijn.

Om een nieuwe vestiging toe te voegen (als uw plan dit toestaat):

1. Ga op de Facturatie-pagina naar het paneel Locaties en klik op Locatie toevoegen.

2. Voer de naam en het adres van de nieuwe vestiging in en klik op Aanmaken.

3. Wijs personeel en diensten toe aan de nieuwe vestiging via de instellingen Personeel en Diensten.

Als u het maximum aantal toegestane locaties hebt bereikt, zal het portaal u vragen te upgraden. Upgrades worden naar rato verrekend voor de resterende periode van de factureringscyclus en worden weergegeven op uw volgende factuur.

4. Facturen downloaden en controleren

1. Open het facturatieportaal en ga naar Facturen of Facturatiegeschiedenis.

2. Selecteer een factuur om de details te bekijken en klik op Download PDF voor een kopie geschikt voor de boekhouding.

3. Gebruik het factuurnummer en de datum bij het afstemmen van betalingen met uw bankgegevens.

5. Annuleer of wijzig uw abonnement

Gebruik het facturatieportaal om uw abonnement te wijzigen of te annuleren. Wijzigingen omvatten upgrades of downgrades van plannen en het aan- of uitzetten van add-ons:

• Upgrades gaan onmiddellijk in; kosten worden naar rato berekend en u ziet een aanpassing op de volgende factuur.

• Downgrades worden gepland voor de volgende factureringscyclus om onderbreking van de service midden in een periode te voorkomen.

• Annulering volgt de voorwaarden die in het facturatieportaal worden weergegeven—zorg dat u het annuleringsbeleid bekijkt.

Praktische voorbeelden en gebruikssituaties

• Enkele salon die een tweede vestiging toevoegt: De eigenaar upgrade van een eenlocatieplan naar een multi-locatieplan. Hij/zij voegt de nieuwe vestiging toe via Facturatie, wijst personeel toe en beheert roosters per locatie.

• Seizoensgebonden spa met tijdelijke sluiting: Verlaag tijdelijk de kosten door bepaalde add-ons te pauzeren of te downgraden voor het laagseizoen; plan de downgrade zodat deze ingaat bij de volgende factureringscyclus.

• Boekhouder die de administratie controleert: Download maandelijkse PDF-facturen vanuit Facturatie om aan boekhoudsoftware toe te voegen en betalingen te vergelijken met bankafschriften.

"Houd facturatie en aantal locaties op elkaar afgestemd om onverwachte kosten te voorkomen—controleer uw plan nadat u nieuwe locaties of personeel hebt toegevoegd."

Tips & beste praktijken

• Gebruik een apart zakelijk e-mailadres voor facturatie zodat facturen en kwitanties altijd in de juiste inbox terechtkomen.

• Download en archiveer facturen maandelijks om boekhouding en btw-aangifte te vergemakkelijken.

• Controleer het aantal toegestane locaties en personeelsplaatsen voordat u personeel inhuurt of nieuwe vestigingen opent om verrassingen te voorkomen.

• Houd uw betaalmethode up-to-date om onderbreking van de service te voorkomen—stel een herinnering in om kaartvervaldata elk kwartaal te controleren.

• Toegang tot het Facturatieportaal alleen via HTTPS en op vertrouwde netwerken om betalingsgegevens te beschermen.

Probleemoplossing

• Factuur niet zichtbaar: Ververs de Facturatie-pagina en daarna het facturatieportaal. Als het nog steeds niet verschijnt, controleer het datumfilter in het portaal of neem contact op met support.

• Kan geen nieuwe vestiging toevoegen: Controleer of uw plan extra vestigingen ondersteunt. Zo niet, upgrade via het facturatieportaal of neem contact op met Sales voor een aangepast plan.

• Betaling mislukt: Werk uw betaalmethode bij in het facturatieportaal. Als de kaart wordt geweigerd, neem contact op met uw bank of gebruik een andere kaart. Probeer de betaling opnieuw nadat u de betaalmethode hebt bijgewerkt.

• Onjuiste btw- of bedrijfsgegevens op factuur: Werk uw bedrijfsgegevens bij in Bedrijfsinstellingen—deze velden vullen facturen. Geef daarna de factuur opnieuw uit vanuit het facturatieportaal indien nodig.

• Vragen over verrekening naar rato: Als u een proratering op een factuur ziet na een upgrade of het toevoegen van locaties midden in een cyclus, geeft het facturatieportaal een uitsplitsing. Neem contact op met Support voor een gedetailleerde uitleg.

Voorbeeld van factuurvelden

Factuurnummer: FBZ-2025-000123\nDatum: 2025-06-01\nFactureringsperiode: 2025-06-01 to 2025-06-30\nPlan: Flex Pro (Maandelijks)\nLocaties: 3 (inbegrepen)\nSubtotaal: $120.00\nBTW (20%): $24.00\nTotaal: $144.00\nBetaalmethode: Visa **** 4242\nOpmerkingen: Naar rato in rekening gebrachte kosten voor upgrade op 2025-06-15\n

Als u hulp nodig heeft buiten deze gids, neem dan contact op met FlexBookz Support via het Help-menu of dien een ticket in via het facturatieportaal. Ons team kan helpen met account-specifieke vragen, btw-configuratie en aanbevelingen voor plannen.