9. Financiële operaties beheren in FlexBookz

Inleiding

Het Financieel Beheer-onderdeel in FlexBookz centraliseert de financiële activiteiten van je salon, spa of kapperszaak, zodat je omzet kunt volgen, de kosten van voorraad kunt beheersen en commissies voor personeel met vertrouwen kunt beheren. Het hangt direct samen met boekings- en POS-gegevens en registreert automatisch inkomsten uit diensten en retailverkopen. Deze documentatie legt uit hoe de module werkt, geeft duidelijke stapsgewijze instructies en biedt praktische voorbeelden en oplossingsrichtingen om nauwkeurige en bruikbare financiële gegevens bij te houden.

Hoe het werkt

FlexBookz Financieel Beheer haalt transactiedata uit voltooide afspraken, POS-verkopen en handmatig ingevoerde uitgaven om een uitgebreid financieel overzicht van je bedrijf op te bouwen. Belangrijke componenten zijn:

• Omzetaggregatie: Inkomsten worden gecategoriseerd op afspraakbetalingen, retailverkopen, fooi en terugbetalingen.

• Commissietracking: Commissieregels (percentage of vast bedrag) worden per dienst of per medewerker toegepast en automatisch vastgelegd.

• Voorraadintegratie: Verkoop van retailproducten verlaagt de voorraadniveaus en registreert de kostprijs van verkochte goederen (COGS) wanneer artikelen via de POS worden verkocht.

• Uitgavenregistratie: Bedrijfskosten kunnen worden toegevoegd, gecategoriseerd en gemarkeerd als fiscaal aftrekbaar.

• Rapportage & export: Gedetailleerde rapporten zijn exporteerbaar naar Excel of PDF voor boekhouding of belastingaangifte.

Het systeem is configureerbaar: stel BTW-inning in, definieer commissiestructuren, schakel negatieve voorraad in (indien gewenst) en kies je favoriete rapportformaten.

Stapsgewijze handleiding

Omzet bekijken

1. Ga naar Financieel Beheer → Omzet in het zijmenu.

2. Selecteer een datumbereik met de datumkiezer (bijv. Deze maand, Afgelopen kwartaal of aangepaste datums).

3. Bekijk de belangrijkste cijfers: Totale omzet, Geïnde BTW, Totale commissies en Netto-omzet.

4. Schakel tussen tabbladen:

   • Alle omzet — geeft elke transactie weer met tijd, type en bedrag.

   • Omzet per medewerker — toont de omzet en ingezamelde fooien per medewerker.

   • Omzet per dienst — laat zien welke diensten de hoogste verkopen genereren.

5. Gebruik filters om resultaten te beperken op locatie, medewerker, dienstencategorie of betaalmethode.

6. Klik op Export om de data te downloaden als .xlsx of .pdf.

Voorbeeld: Om de prestaties in juni van styliste Maria te zien, stel je het datumbereik in op 01/06/2025–30/06/2025, filter je op medewerker = Maria en bekijk je het tabblad Omzet per dienst om Maria’s best verkochte diensten die maand te identificeren.

Een product aan de voorraad toevoegen

1. Ga naar Financieel Beheer → Voorraad.

2. Klik op + Product toevoegen.

3. Vul de productformuliervelden in:

   • Productnaam: Voorbeeld: Shampoo 250ml.

   • SKU: Unieke code, bijv. SH250-001.

   • Categorie: bijv. Retail > Haarverzorging.

   • Streepjescode: Optioneel — wordt gebruikt als je producten bij de kassa scant.

   • Beschrijving: Interne notities of openbare productinformatie.

   • Aankoopprijs: Kostprijs per eenheid (voor COGS-berekeningen).

   • Verkoopprijs: Retailprijs die aan klanten in rekening wordt gebracht.

   • Bestelpunt: Minimale gewenste voorraadniveaus om een herbevoorradingsmelding te activeren.

   • Negatieve voorraad toestaan: Schakel in als je verkopen toestaat wanneer voorraad tijdelijk niet beschikbaar is.

4. Klik op Product toevoegen om op te slaan.

Use case: Je hebt 20 flessen Shampoo 250ml op voorraad met een aankoopprijs van $4 en een verkoopprijs van $12. Stel Bestelpunt = 5 zodat het systeem je waarschuwt wanneer de voorraad onder 5 eenheden komt.

Een uitgave registreren

1. Open Financieel Beheer → Uitgaven.

2. Klik op + Uitgave toevoegen en voer details in: datum, bedrag, leverancier, categorie (Huur, Nutsvoorzieningen, Voorzieningen) en of het fiscaal aftrekbaar is.

3. Voeg een bon toe (optioneel) en sla op.

Financiële rapporten exporteren

1. Ga naar Financieel Beheer → Rapporten.

2. Selecteer het rapporttype: Winst- en verliesrekening, Omzet per dienst, Voorraadwaardering of Aangepast rapport.

3. Stel filters en datumbereik in en klik op Genereren.

4. Klik op Export en kies PDF of Excel.

Tips & beste praktijken

• Maandelijks afstemmen: Stem FlexBookz-rapporten maandelijks af met je bankafschriften en kassaoverzichten om afwijkingen vroegtijdig te ontdekken.

• Stel duidelijke commissieregels op: Gebruik vaste percentages per dienst of per medewerker en leg deze vast in personeelsovereenkomsten voor transparantie.

• Gebruik categorieën consequent: Categoriseer uitgaven en producten (Retail vs. Intern gebruik) om filteren en rapporten betekenisvoller te maken.

• Houd diensten met hoge marge in de gaten: Bekijk Omzet per dienst om marketing en upsells op de meest winstgevende aanbiedingen te richten.

• Stel realistische bestelpunten in: Baseer bestelgrenzen op de gemiddelde dagelijkse verkoop om voorraadtekorten of overtollige voorraad te voorkomen.

• Maak back-ups van exports: Bewaar maandelijkse exports op een veilige locatie of in je boekhoudsoftware om historische gegevens te bewaren.

• Schakel geautomatiseerde herinneringen in voor onbetaalde afspraken om ontbrekende inkomsten te verminderen.

Consistente gegevensinvoer en maandelijkse afstemming besparen tijd en verminderen fouten tijdens het belastingseizoen.

Probleemoplossing

• Geen omzet zichtbaar: Controleer of afspraken als Voltooid zijn gemarkeerd en of de betalingsstatus op Betaald staat. Controleer datumfilters en locatie-instellingen.

• Onjuiste commissietotalen: Bevestig de commissieregels in Instellingen → Commissie en zorg dat de medewerker correct is toegewezen aan de afspraak.

• Voorraadverschillen: Tel de voorraad van het betreffende product opnieuw, controleer op handmatige aanpassingen en verifieer dat POS-verkopen zijn geregistreerd. Voer indien nodig een voorraadcorrectie uit om hoeveelheden te corrigeren.

• BTW wordt niet weergegeven: Zorg dat BTW is ingeschakeld in Financiële instellingen en dat het product of de dienst BTW heeft toegepast.

• Exporteerfouten: Probeer een kleiner datumbereik om het probleem te isoleren. Als CSV/Excel-velden niet overeenkomen, controleer dan de kolommapping in de importinstellingen van je boekhoudsoftware.

Als je hulp nodig hebt bij het configureren van Financieel Beheer of het oplossen van een specifiek probleem, neem dan contact op met FlexBookz Support of bezoek ons Helpcentrum voor stapsgewijze handleidingen en videotutorials.