3. Een teamlid toevoegen in FlexBookz (inclusief teamuitnodiging en teamrol)

Inleiding

FlexBookz stelt je in staat om snel en veilig medewerkers toe te voegen en te beheren voor je salon, spa of wellnessbedrijf. De Teamlid toevoegen-functie stelt je in staat contactgegevens op te slaan, diensten en rollen toe te wijzen en optioneel een teamuitnodiging te verzenden zodat het nieuwe lid toegang tot het platform kan krijgen. Met teamrollen bepaal je wat elk lid kan zien en doen, waardoor samenwerking wordt gestroomlijnd en gevoelige bedrijfsgegevens beschermd blijven.

Hoe het werkt

Wanneer je een teamlid toevoegt in FlexBookz kun je kiezen om:

• Ze intern te registreren zodat ze in de planningen verschijnen en aan afspraken toegewezen kunnen worden, of

• Een teamuitnodiging te versturen waarmee ze toegang kunnen instellen tot je FlexBookz-account (inloggegevens en profiel) en dashboardfuncties kunnen gebruiken volgens de rol die je toewijst.

Teamrollen bepalen de machtigingen (bijvoorbeeld: Eigenaar, Manager of Medewerker). Een lid dat zonder uitnodiging is toegevoegd heeft geen dashboardtoegang, maar kan nog steeds aan boekingen en diensten worden toegewezen.

Stapsgewijze handleiding

1. Open de FlexBookz-app of het webdashboard en ga naar Personeel in het linkermenu.

2. Klik op de knop + Teamlid toevoegen rechtsboven.

3. Vul het Teamlid toevoegen-formulier in. Zie Velden uitgelegd hieronder voor details.

4. Als je wilt dat de persoon kan inloggen, schakel Verstuur teamuitnodiging in. De uitnodiging wordt naar het ingevulde e-mailadres gestuurd.

5. Kies de geschikte Teamrol om de machtigingen te bepalen.

6. Wijs één of meer Diensten toe die dit lid uitvoert.

7. Zet Actief aan als het lid direct beschikbaar moet zijn voor boekingen.

8. Klik op Opslaan. Het lid verschijnt in je personeelslijst. Als er een uitnodiging is verzonden, wordt het account actief zodra ze deze accepteren.

Velden uitgelegd

• Naam: Volledige naam van het teamlid (voorbeeld: Yvar Jansen).

• E-mail: Het adres dat wordt gebruikt om uitnodigingen en meldingen te verzenden. Als het e-mailadres nog geen teamlid is, kan het systeem tonen: "Dit e-mailadres is nog geen teamlid."

• Verstuur teamuitnodiging: Schakel in om het lid uit te nodigen een login aan te maken. Ze hebben geen toegang totdat ze de uitnodiging accepteren.

• Teamrol: Bepaalt de machtigingen — bijvoorbeeld Eigenaar, Manager, Medewerker.

• Telefoon: Optioneel contactnummer dat gebruikt kan worden voor intern contact of terugbelverzoeken van klanten.

• Functietitel: De rol binnen je bedrijf (bijv. Stylist, Therapeut, Receptionist).

• Actief: Wanneer uitgeschakeld verschijnt het lid niet als beschikbare resource voor nieuwe boekingen.

• Diensten: Selecteer de diensten die het teamlid levert. Maak eerst diensten aan onder Diensten als er nog geen diensten bestaan.

Voorbeeld: een nieuwe stylist toevoegen

Maria komt bij je salon werken als stylist. Je voegt haar toe met naam en e-mail, geeft de functietitel Stylist, selecteert de diensten die ze zal uitvoeren (knippen, kleuren), zet haar rol op Medewerker, schakelt Verstuur teamuitnodiging in en zet Actief aan zodat klanten meteen bij haar kunnen boeken zodra ze de uitnodiging accepteert.

Tips & Beste werkwijzen

• Wijs rollen zorgvuldig toe: Gebruik rollen om de toegang tot gevoelige onderdelen (financiën, personeelsinstellingen) te beperken tot degenen die het nodig hebben.

• Gebruik uitnodigingen voor actieve medewerkers: Verstuur alleen een teamuitnodiging wanneer iemand toegang tot het dashboard nodig heeft. Voor tijdelijke of alleen-rooster vermeldingen kun je het uitnodigen overslaan.

• Controleer e-mailadressen: Controleer e-mails dubbel voordat je uitnodigingen verstuurt om vertragingen door verkeerde adressen of geweigerde uitnodigingen te voorkomen.

• Maak eerst diensten aan: Richt diensten in voordat je ze aan medewerkers toewijst om ervoor te zorgen dat boekingen correct gekoppeld zijn.

• Gebruik de Actief-schakelaar: Gebruik deze om tijdelijk boekingen voor medewerkers die verlof hebben uit te schakelen zonder hun profiel te verwijderen.

• Standaardiseer functietitels: Houd functietitels consistent (bijv. "Stylist" vs "Senior Stylist") om rapportage en planning te vereenvoudigen.

• Documenteer rolbeleid: Houd een korte interne handleiding bij die uitlegt wat elke teamrol in het systeem kan doen.

Beste praktijk: Geef de minst noodzakelijke toegang. Managers krijgen bredere machtigingen; regulier personeel heeft alleen boekings- en kalendertoegang nodig.

Probleemoplossing

• "Dit e-mailadres is nog geen teamlid": Het systeem toont dit wanneer het e-mailadres de uitnodiging nog niet heeft geaccepteerd. Controleer of je op Verstuur uitnodiging hebt geklikt en bevestig dat het e-mailadres correct is ingevoerd.

• Uitnodiging niet ontvangen: Vraag de ontvanger om de spam/junk-map te controleren. Als de uitnodiging nog ontbreekt, verstuur de uitnodiging opnieuw vanaf het personeelsprofiel.

• Geen diensten beschikbaar om toe te wijzen: Ga naar Diensten in het linkermenu en maak de benodigde diensten aan voordat je ze aan medewerkers toewijst.

• Nieuw lid verschijnt niet in de personeelslijst: Vernieuw de pagina. Als het probleem aanhoudt, controleer dan of je op Opslaan hebt geklikt en controleer je gebruikersmachtigingen.

• Lid kan bepaalde functies niet openen: Bekijk de toegewezen Teamrol en pas de machtigingen aan onder Teamrollenbeheer indien nodig.

• Moet het e-mailadres wijzigen: Werk het e-mailadres bij in het personeelsprofiel en verstuur de uitnodiging opnieuw. De vorige uitnodiging wordt ongeldig zodra het e-mailadres verandert.

Als je verdere hulp nodig hebt, neem dan contact op met FlexBookz Support via het help-icoon in je dashboard of bezoek ons supportcentrum voor uitgebreide handleidingen en video-walkthroughs.