8. Boekhouding en financiën beheren in FlexBookz

Introduction

Het Boekhouddashboard in FlexBookz centraliseert de financiële gegevens van je salon of spa, zodat je inkomsten, uitgaven, BTW, belastingen en openstaande betalingen op één plek kunt bijhouden. Deze gids legt uit hoe de boekhoudfuncties werken, geeft stapsgewijze instructies voor veelvoorkomende taken en bevat praktische voorbeelden en probleemoplossingstips om je bedrijfsfinanciën nauwkeurig en auditklaar te houden.

How it Works

FlexBookz registreert automatisch omzet van voltooide afspraken en POS-transacties. Je kunt ook handmatige records toevoegen voor walk-ins, leveranciersfacturen en andere uitgaven. Het systeem vat totalen samen, berekent BTW waar van toepassing en groepeert transacties op categorie, medewerker, locatie of dienst zodat je de prestaties over elke datumbereik kunt analyseren.

Belangrijke punten om op te letten:

• Automatische omzet: Boekingen die als voltooid en betaald zijn gemarkeerd (online of via POS) worden toegevoegd aan de omzettotalen.

• Handmatige invoer: Gebruik de schermen Uitgaven en Handmatige omzet om contante transacties, leveranciersrekeningen of correcties toe te voegen.

• BTW-afhandeling: BTW kan worden toegepast op diensten en uitgaven; geïnde BTW en betaalde BTW worden afzonderlijk bijgehouden voor rapportage.

• Export & rapporten: Genereer exports (Excel/CSV/PDF) en plan terugkerende rapporten voor boekhouding of belastingaangifte.

Step-by-Step Guide

1. Een uitgave toevoegen

1. Ga naar Boekhouding → Dashboard.

2. Klik op + Uitgave toevoegen (rechtsboven).

3. Vul het formulier in:

   • Datum: Datum waarop de uitgave plaatsvond.

   • Categorie: Selecteer een categorie (bijv. Voorraad, Huur, Marketing).

   • Omschrijving: Korte omschrijving (bijv. "Professionele haarkleur – mei").

   • Bedrag: Voer het brutobedrag in in je valuta.

   • Leverancier: Optionele naam van de leverancier.

   • Factuurnummer: Voeg een referentie toe voor auditsporen.

   • Fiscaal aftrekbaar: Zet aan als de uitgave fiscaal aftrekbaar is (gebruikt in BTW-/belastingrapporten).

   • Bon bijvoegen: (Optioneel) Upload een bestand of foto van de factuur/bon.

4. Klik op Uitgave aanmaken. De uitgave verschijnt in Uitgaven en verlaagt de nettowinst voor de geselecteerde periode.

2. Handmatige omzet registreren (walk-ins & contant)

1. Navigeer naar Boekhouding → Financieel beheer > Handmatige omzet.

2. Klik op + Omzet toevoegen en vul in:

   • Datum, Bedrag, Dienst (of Overig), Betaalmethode (contant/pin), en Medewerker indien van toepassing.

   • Markeer Afstembaar als dit later wordt afgestemd op een bank- of contante storting.

3. Opslaan om het op te nemen in de omzettotalen en uitsplitsingen per medewerker/dienst.

3. Betalingen afstemmen

1. Open Boekhouding → Bankafstemming.

2. Upload of importeer je bankafschrift (CSV) en koppel kolommen aan de systeemvelden. Voorbeeld CSV-fragment:

   Date,Description,Amount,Currency\n2025-09-01,Deposit from POS,120.00,EUR\n2025-09-02,Supplier payment,-45.00,EUR\n    

3. Match geïmporteerde regels met geregistreerde transacties (uitgaven/omzet). Niet-gematchte regels kunnen als nieuwe records worden toegevoegd of gemarkeerd als overboekingen.

4. Rond de afstemming af om transacties als afgehandeld te markeren en je kas-/bankbalansen bij te werken.

4. Financiële rapporten genereren

1. Ga naar Boekhouding → Rapporten.

2. Selecteer een rapporttype:

   • Maandoverzicht — omzet, uitgaven, nettowinst.

   • Omzet per medewerker — commissies en prestaties.

   • Omzet per dienst — welke diensten de meeste inkomsten genereren.

   • BTW-rapport — geïnde BTW en aftrekbare BTW.

   • Uitgavenrapport — gedetailleerde leveranciers- en categorie-uitsplitsing.

3. Kies datumbereik en filters (locatie, medewerker, categorie).

4. Klik op Exporteren naar Excel of Exporteren naar PDF. Gebruik CSV om te importeren in externe boekhoudtools.

5. BTW-tarieven en belastingopties instellen

1. Open Instellingen → Belastingen & BTW.

2. Voeg BTW-tarieven toe of bewerk ze (bijv. 21% standaard, 6% verlaagd) en geef aan of tarieven van toepassing zijn op diensten, verkoopartikelen of beide.

3. Wijs bij het aanmaken van diensten of producten het juiste BTW-tarief toe, zodat BTW automatisch wordt berekend bij verkopen en wordt opgenomen in rapporten.

Praktische voorbeelden & use cases

• Måandelijkse BTW-aangifte: Gebruik het BTW-rapport voor het kwartaal, controleer de totalen voor geïnde BTW en betaalde BTW, en exporteer vervolgens naar CSV voor je accountant.

• Payroll & commissies: Draai Omzet per medewerker voor de maand om commissieberekeningen te maken en top-presteerders te spotten voor beloningen.

• Kasstroomcontrole: Stem wekelijkse bankstortingen af met POS-omzet om snel ontbrekende of dubbele transacties te ontdekken.

Tips & best practices

• Registreer uitgaven zodra ze plaatsvinden, zodat maandrapporten de werkelijke kosten weergeven.

• Ken duidelijke categorieën toe aan uitgaven (bijv. Huur, Nutsvoorzieningen, Voorraad) om belastingaftrekken en analyses te vereenvoudigen.

• Stem bankafschriften minimaal eenmaal per week af om vroegtijdig afwijkingen te detecteren.

• Voeg bonnen en facturen toe aan elke uitgave om een controleerbaar spoor te behouden.

• Gebruik consistente factuurnummering en leveranciersnamen om duplicaten te voorkomen.

Regelmatige afstemming en gedisciplineerde categorisatie verminderen fouten en besparen tijd bij belastingaangifte en audits.

Troubleshooting

• Geen gegevens zichtbaar: Controleer het geselecteerde datumbereik en de filters. Zorg dat transacties zijn aangemaakt en niet zijn gearchiveerd.

• Totalen komen niet overeen met bankafschrift: Controleer op niet-afgestemde transacties, openstaande terugbetalingen of stortingen die nog niet zijn geregistreerd. Voer de bankafstemming uit om niet-gematchte regels te vinden.

• BTW-waarden onjuist: Controleer het toegewezen BTW-tarief voor diensten/producten en dat de uitgave correct is gemarkeerd als BTW-toepasselijk of fiscaal aftrekbaar.

• Exportbestand mist kolommen: Zorg dat het rapporttype en de filters zijn ingesteld vóór het exporteren; vernieuw je browser als de exportknop is uitgeschakeld.

• Dubbele transacties: Gebruik de zoek- en filtertools om duplicaten te vinden en verwijder of fuseer onjuiste records.

Als je stapsgewijze hulp nodig hebt of complexe boekhoudsituaties tegenkomt, neem dan contact op met je accountant of neem contact op met FlexBookz Support via /support.