6. Een afspraak aanmaken in FlexBookz

Introductie

Het aanmaken van afspraken in FlexBookz stelt je in staat om klantbezoeken in te plannen, personeelsindelingen te beheren en je agenda georganiseerd te houden over locaties heen. Of je nu een geplande service boekt voor een terugkerende klant of een walk-in vastlegt, de Nieuwe afspraak-workflow biedt de bedieningselementen die je nodig hebt om de service in te stellen, personeel toe te wijzen, een datum en tijd te kiezen en notities of interne instructies toe te voegen.

Hoe het werkt

De Nieuwe afspraak-functie is toegankelijk vanaf het FlexBookz-dashboard en is ontworpen voor snelle, nauwkeurige boekingen. Afspraken kunnen worden aangemaakt voor geregistreerde klanten of als walk-ins, toegewezen aan specifieke medewerkers en ingepland binnen of buiten de standaard werktijden (beheerders kunnen indien nodig buiten werktijden boeken). Boekingen werken de agenda in real time bij en kunnen geautomatiseerde meldingen via e-mail, sms of WhatsApp activeren als dit is geconfigureerd.

Kernbegrippen

• Klant – Een bestaand klantrecord of een walk-in registratie.

• Dienst – Een dienst uit je Dienstenlijst, inclusief duur en prijs.

• Medewerker – Het teamlid dat de dienst zal uitvoeren; beschikbaarheid wordt gecontroleerd aan de hand van hun schema.

• Tijdslot – Een specifieke starttijd; tijdsloten houden rekening met medewerkerbeschikbaarheid en werktijden tenzij een beheerder overschrijft.

Stapsgewijze gids

1. Open de Afspraken-sectie vanuit het linkermenu in je FlexBookz-dashboard.

2. Klik op de + Nieuwe afspraak-knop. Er opent een modal met de titel Nieuwe afspraak.

3. Vul het afspraakformulier in met de vereiste velden:

   • Klant: Kies een bestaande klant uit de vervolgkeuzelijst of selecteer Walk-in klant wanneer geen record nodig is.

   • Dienst: Selecteer de dienst (bijvoorbeeld Herenknipbeurt – €20.00 (30 min)).

   • Medewerker: Kies een specifieke medewerker of selecteer Eerste beschikbare medewerker om het systeem automatisch te laten toewijzen.

   • Datum: Selecteer de afspraakdatum met de datumkiezer.

   • Tijdslot: Kies een beschikbaar tijdslot. Tijdsloten gemarkeerd als Buiten werktijden zijn alleen beschikbaar voor beheerders, tenzij je de werktijden van het personeel wijzigt.

   • Notities: Voeg eventuele klantverzoeken of interne notities voor het personeel toe.

   • Aanvullende opties: Als je bedrijf gebruikmaakt van multi-service boekingen of POS-integratie, koppel dan aanvullende diensten of productverkopen waar nodig.

4. Klik op de Afspraak boeken-knop om de boeking te bevestigen.

5. Na het opslaan zie je een bevestigingsmelding en verschijnt de nieuwe afspraak in de afsprakenlijst en agenda. Typische bevestigingstekst ziet er als volgt uit:

   'Afspraak succesvol aangemaakt.'

Snel voorbeeld

Een typische service boeken voor een terugkerende klant:

1. Selecteer klant: Jane Doe.

2. Kies dienst: Deep Tissue Massage – €45.00 (60 min).

3. Wijs medewerker toe: Emily (of selecteer eerste beschikbare).

4. Kies datum: 2025-11-05 en tijdslot: 10:00.

5. Voeg notities toe: 'Geeft de voorkeur aan stevige druk; vermijd linkerschouder.'

6. Klik op Afspraak boeken. De afspraak verschijnt in de agenda en zal herinneringen activeren als deze zijn ingeschakeld.

Tips & beste praktijken

• Houd diensten en medewerkers actief: Zorg vóór het boeken dat de dienst als actief is gemarkeerd en dat de medewerker aan die dienst is toegewezen in de instellingen Diensten en Personeel.

• Gebruik Walk-in-modus: Voor klanten die zonder afspraak binnenkomen, selecteer Walk-in klant om het bezoek vast te leggen zonder een permanent klantrecord toe te voegen.

• Maak gebruik van de agendaview: Gebruik de Kalenderweergave om dagelijkse en wekelijkse schema's visueel te beheren; sleep en zet neer om indien nodig te herschikken.

• Leg nuttige notities vast: Gebruik het veld Notities voor allergieën, voorkeur voor stylist of productaanbevelingen—dit verbetert de klantervaring en vermindert vervolgvragen.

• Schakel herinneringen in: Zet geautomatiseerde sms-/e-mailherinneringen aan in Instellingen om no-shows te verminderen en klanten geïnformeerd te houden.

• Beheer medewerkerbeschikbaarheid: Houd verlof en werktijden van medewerkers up-to-date in Medewerkersschema's om dubbele boekingen te voorkomen.

• Beheerdersoverschrijvingen: Beheerders kunnen indien nodig buiten normale uren boeken; gebruik dit spaarzaam om conflicten in de personeelsplanning te voorkomen.

Problemen oplossen

• Service wordt niet weergegeven: Controleer of de dienst actief is in Diensten. Als de dienst inactief is, activeer deze dan opnieuw vóór het boeken.

• Medewerker niet vermeld of niet beschikbaar: Controleer of de medewerker aan de dienst is toegewezen en werkt op de geselecteerde datum. Bevestig dat hij/zij geen verlof heeft ingetekend.

• Geen beschikbare tijdsloten: Controleer de werktijden in Bedrijfsinstellingen → Werktijden. Schakel beheerderboekingen in als de afspraak buiten normale uren moet vallen.

• Afspraak wordt niet opgeslagen: Zorg dat alle verplichte velden zijn ingevuld. Als het probleem zich blijft voordoen, probeer de pagina te vernieuwen, je browsercache te wissen of je netwerkverbinding te controleren.

• Herinneringen niet verzonden: Controleer of meldingsintegraties (sms, e-mail, WhatsApp) zijn geconfigureerd en dat de klant geldige contactgegevens in het systeem heeft staan.

Als je meer hulp nodig hebt, neem contact op met de FlexBookz-ondersteuning of raadpleeg de handleiding voor beheerders voor configuratiestappen met betrekking tot werktijden, personeelsrollen en meldingsinstellingen.