7. Verlof aanvragen in FlexBookz

Inleiding

De Verlof-functionaliteit in FlexBookz stelt bedrijven in staat om het verlof van medewerkers vast te leggen, te beoordelen en te beheren zodat roosters, boekingen en klantverwachtingen op één lijn blijven. Gebruik het om hele of gedeeltelijke verlofdagen in te dienen, redenen vast te leggen en goedkeuringen bij te houden. Dit centraliseert de beschikbaarheid van personeel en helpt dubbele boekingen en onderbezetting tijdens diensten te voorkomen.

Hoe het werkt

Verlofaanvragen kunnen worden aangemaakt door medewerkers (indien toegestaan) of door beheerders namens hen. Elke aanvraag bevat de medewerker, een begin- en einddatum, optionele begin-/eindtijden voor gedeeltelijke dagen en een optionele reden. Ingediende aanvragen verschijnen in het overzicht van Verlofbeheer waar managers aanvragen kunnen beoordelen, goedkeuren, afwijzen of bewerken. Zodra een aanvraag is goedgekeurd, blokkert het systeem automatisch de beschikbaarheid van die medewerker in de boekingskalender zodat er geen afspraken kunnen worden ingepland tijdens het verlof.

Belangrijkste gedragingen

Goedgekeurd verlof blokkeert de beschikbaarheid van de medewerker in de afsprakenkalender.
In afwachting zijnde aanvragen zijn zichtbaar in de beheersectie, maar blokkeren de beschikbaarheid niet automatisch totdat ze zijn goedgekeurd.
Beheerders kunnen aanvragen bewerken of verwijderen; wijzigingen werken de kalenderbeschikbaarheid direct bij.
Instellingen voor tijdzone en bedrijfstijden beïnvloeden hoe tijden voor gedeeltelijke dagen worden geïnterpreteerd.

Stapsgewijze handleiding

Open FlexBookz en selecteer Verlof in de zijbalk links.
Klik op de knop + Verlof aanvragen (rechtsboven).
Vul in het Verlof aanvragen-venster de volgende velden in:
- Medewerker: Kies de medewerker uit de keuzelijst.
- Begindatum: Kies de eerste dag van het verlof.
- Begintijd (optioneel): Voeg een begintijd toe voor gedeeltelijk verlof (bijv. 09:00).
- Einddatum: Kies de laatste dag van het verlof.
- Eindtijd (optioneel): Voeg een eindtijd toe voor gedeeltelijk verlof (bijv. 13:00).
- Reden: Voeg eventueel een reden toe zoals Vakantie, Medisch of Training.
Klik op Verzoek indienen. De status van de aanvraag wordt In behandeling totdat een beheerder deze beoordeelt.
Om goed te keuren of af te wijzen: ga naar Verlofbeheer, open de aanvraag en klik op Goedkeuren of Afwijzen. Je kunt bij afwijzing een interne notitie toevoegen.
Controleer na goedkeuring of de afsprakenkalender de geblokkeerde datums voor de geselecteerde medewerker toont.

Meerdere aanvragen goedkeuren

Gebruik in Verlofbeheer het selectievakje voor bulkselectie om meerdere in behandeling zijnde aanvragen tegelijk goed te keuren of af te wijzen. Dit is handig bij het beoordelen van een groep vakantieaanvragen voor dezelfde periode.

Praktische voorbeelden en gebruikssituaties

Hele dag vakantie: Een stylist vraagt verlof aan van 2025-07-01 tot 2025-07-07. Dien de datums in zonder begin-/eindtijden; keur goed om al die diensten van die medewerker te blokkeren en boekingen te voorkomen.
Halve dag medische afspraak: Een receptioniste heeft de middag vrij op 2025-08-10. Vul Begindatum en Einddatum in als 2025-08-10, stel Begintijd in op 13:00 en laat Eindtijd aan het eind van de dag of zet Eindtijd op 17:00 voor een duidelijke blokkering.
Planning voor meerdere vestigingen: Voor bedrijven met meerdere vestigingen, specificeer de locatie bij het indienen van verlof zodat alleen de beschikbaarheid van die vestiging wordt beïnvloed.

Tip: Moedig medewerkers aan verlofaanvragen minstens twee weken van tevoren in te dienen om planningsconflicten te verminderen en het aanpassen van bezetting te vergemakkelijken.

Tips & best practices

Standaardiseer redenen (bijv. Vakantie, Ziek, Training) om rapportage en trendanalyse te vereenvoudigen.
Gebruik duidelijke tijden voor gedeeltelijke dagen bij halve dagen om dubbelzinnige blokkeringen te vermijden (bijv. gebruik 09:00–13:00 in plaats van vage termen).
Beoordeel overlappende aanvragen periodiek om voldoende personeelsbezetting tijdens piekuren te waarborgen.
Controleer bij goedkeuring openstaande afspraken en wijs klanten proactief toe of plan ze opnieuw in om last-minute annuleringen te voorkomen.
Documenteer interne beleidsregels (aankondigingstermijn, regels voor noodgevallen) in uw personeelsgids en link ernaar vanaf de Verlof-pagina.

Probleemoplossing

Kan geen medewerker selecteren: Controleer of de medewerker is toegevoegd in Personeelsbeheer en dat de juiste rol en actieve status zijn ingesteld.
Aanvraag niet zichtbaar in het beheerzicht: Vernieuw de pagina of controleer of de indiening is afgerond. Controleer filters — mogelijk bekijkt u een datumreeks of locatie die de aanvraag uitsluit.
Kalender toont nog beschikbaarheid na goedkeuring: Zorg dat de aanvraag is gewijzigd naar Goedgekeurd (en niet alleen gemarkeerd als in behandeling). Als de aanvraag is goedgekeurd en het probleem blijft bestaan, controleer dan of de medewerker niet aan diensten in een andere vestiging is toegewezen.
Tijd lijkt onjuist: Controleer uw bedrijfs-tijdzone in Bedrijfsinstellingen en bevestig dat de werktijden van medewerkers correct zijn ingesteld.
Overlappende aanvragen voor dezelfde medewerker: Bewerk of voeg aanvragen samen om één aaneengesloten blok te maken, of annuleer de onjuiste aanvraag.

Gerelateerde functies

Personeelsbeheer — Medewerkers toevoegen, bewerken en hun rollen en permissies configureren.
Afspraken — Boekingen herverdelen of opnieuw inplannen die door verlof van personeel worden beïnvloed.
Openingstijden — Zorg dat openingstijden en tijdzones nauwkeurig zijn voor correcte interpretatie van verlof.
Meldingen — Stel e-mail/SMS-waarschuwingen in om medewerkers en managers te informeren over statuswijzigingen van aanvragen.
Analyse — Volg verloftrends en de impact op bezetting in de loop van de tijd.

Als u verdere hulp nodig heeft, neem dan contact op met uw FlexBookz-beheerder of bezoek het Helpcentrum voor stapsgewijze video's en ondersteunende artikelen.