2. Bedrijfsinstellingen in FlexBookz

Inleiding

Het Bedrijfsinstellingen-gedeelte in FlexBookz is waar je de kerninformatie en voorkeuren configureert die bepalen hoe je boekingssysteem zich gedraagt en hoe je bedrijf aan klanten verschijnt. Dit omvat je bedrijfsgegevens, locatie, tijdzone, valuta, meldingsvoorkeuren, WhatsApp-integratie en abonnementsstatus. Een correcte configuratie zorgt ervoor dat afspraken, herinneringen en prijzen nauwkeurig en consistent zijn op je boekingspagina’s en in communicatie.

Hoe het Werkt

FlexBookz leest de waarden die je opgeeft in de Bedrijfsinstellingen en past ze toe in het hele platform. Voorbeelden:

• Klantenboekingspagina’s tonen de Bedrijfsnaam, het adres en de beschrijving die je invoert.

• Afsprakentijden worden geconverteerd en weergegeven volgens de Tijdzone die voor het bedrijf is ingesteld.

• Alle prijzen, facturen en POS-transacties gebruiken de Valuta die je selecteert.

• Meldingen (SMS, e-mail, WhatsApp) gebruiken je zakelijke contactgegevens en meldingssjablonen bij het contacteren van klanten.

Instellingen zijn globaal voor een locatie of account (afhankelijk van je abonnement). Als je meerdere locaties hebt ingeschakeld, kan elke locatie zijn eigen bedrijfsinstellingen hebben om lokale nauwkeurigheid te garanderen.

Stapsgewijze Gids

1. Toegang tot Bedrijfsinstellingen

1. Log in op je FlexBookz-dashboard.

2. Scroll in het menu aan de linkerkant naar Instellingen.

3. Klik op Bedrijfsinstellingen om het configuratiepaneel te openen.

2. Bedrijfsgegevens Bewerken

Onder het tabblad Bedrijfsgegevens vul je de onderstaande velden in. Deze waarden worden gebruikt op boekingspagina’s, facturen en klantcommunicatie:

• Bedrijfsnaam: De publieke naam die aan klanten wordt getoond.

• Straat en nummer: Volledig adres voor kaarten en routebeschrijvingen.

• Stad, provincie en postcode: Locatiegegevens voor lokale zoekopdrachten en verificatie.

• Land: Selecteer het land van vestiging.

• Bedrijfstelefoon: Primair contactnummer dat gebruikt wordt in bevestigingen en herinneringen.

• Zakelijk e-mailadres: Officieel e-mailadres dat gebruikt wordt voor geautomatiseerde communicatie en bonnetjes.

• Website: Optioneel; links op boekingspagina’s naar je website.

• Bedrijfsomschrijving: Een korte samenvatting van je diensten en specialisaties.

Als je klaar bent, klik je op Opslaan om deze waarden op te slaan.

3. Algemene Instellingen Configureren

Open het tabblad Algemeen om platformbrede voorkeuren in te stellen:

• Tijdzone: Kies de tijdzone waarin je bedrijf opereert. Afsprakentijden en beschikbaarheid van personeel worden in deze tijdzone weergegeven.

• Valuta: Selecteer de valuta die gebruikt wordt voor serviceprijzen, facturen en POS-transacties.

Klik op Opslaan nadat je wijzigingen hebt aangebracht.

4. Meldingen, WhatsApp & Abonnement

• Meldingen: Beheer hoe beheerders en medewerkers meldingen ontvangen over boekingen (e-mail, SMS of beide). Je kunt herinneringen in- of uitschakelen en standaardintervallen voor herinneringen instellen.

• WhatsApp: Verbind je WhatsApp Business-account om bevestigingen en herinneringen via WhatsApp te verzenden. Volg de verbindingswizard in het tabblad om FlexBookz te autoriseren.

• Abonnement & Gebruik: Bekijk je huidige FlexBookz-abonnement, actieve functies, gebruikerslimieten en gebruiksstatistieken zoals maandelijkse boekingen en SMS-gebruik.

5. Opslaan en Controleren

1. Nadat je hebt opgeslagen, open je je publieke boekingspagina en controleer je of bedrijfsnaam, adres en contactgegevens correct worden weergegeven.

2. Maken een testafspraak om te verifiëren dat de tijdzone en herinneringen werken zoals verwacht.

Opmerking: Als je meerdere locaties beheert, werk dan de Bedrijfsinstellingen van elke locatie bij om te zorgen dat lokale tijden, adressen en valuta correct zijn.

Praktische Voorbeelden & Gebruiksscenario’s

• Salon op één locatie: Stel de lokale tijdzone en valuta van de salon in zodat klanten afspraaktijden in hun regio zien en facturen in lokale valuta ontvangen.

• Keten met meerdere locaties: Configureer elke vestiging met zijn eigen adres, tijdzone en telefoonnummer zodat klanten bij de juiste locatie boeken en personeelsroosters lokaal zijn.

• Afstandspersoneel in verschillende tijdzones: Houd de bedrijfs-tijdzone consistent; als medewerkers op afstand werken, gebruik dan de beschikbaarheidsinstellingen van medewerkers om hun werktijden in de bedrijfstijdzone weer te geven.

• WhatsApp-communicatie: Verbind je WhatsApp Business-account en maak sjablonen voor bevestigings- en herinneringsberichten (handig voor markten waar WhatsApp het belangrijkste communicatiekanaal is).

Tips & Best Practices

• Gebruik altijd een officieel zakelijk e-mailadres (geen persoonlijk) voor transactionele berichten en bonnetjes om merkkonsistentie te behouden.

• Bevestig je tijdzone tijdens de setup — verkeerde tijdzones zijn een veelvoorkomende oorzaak van planningsfouten.

• Houd je adres en telefoonnummer up-to-date om het vertrouwen van klanten te vergroten en no-shows te verminderen (klanten kunnen je gemakkelijk bereiken).

• Voor bedrijven met meerdere locaties: verifieer de instellingen van elke locatie om dubbele boekingen en verwarring te voorkomen.

• Houd het abonnementgebruik (SMS, medewerkersplaatsen, locaties) regelmatig in de gaten om te voorkomen dat je tijdens piekmomenten limieten bereikt.

• Gebruik WhatsApp in markten waar het de open rates verbetert — combineer met SMS/e-mail voor redundantie.

Probleemoplossing

• Wijzigingen worden niet opgeslagen: Zorg dat alle verplichte velden zijn ingevuld. Als dat het geval is, probeer de pagina te vernieuwen of uit- en opnieuw in te loggen. Als problemen aanhouden, controleer dan de browserconsole op fouten en neem contact op met support.

• Tijden lijken onjuist op de boekingspagina: Controleer de Tijdzone in de Bedrijfsinstellingen. Controleer ook of het apparaat/de browser van de klant geen onverwachte tijdzoneconversie toepast.

• Valuta komt niet overeen: Controleer of de Valuta onder Algemeen is ingesteld voor de juiste bedrijfs locatie — FlexBookz gebruikt standaard één valuta per locatie.

• Meldingen worden niet geleverd: Controleer de meldingssjablonen en of contactgegevens (telefoon/e-mail) correct zijn. Controleer de SMS-saldo en de WhatsApp-verbindingstatus onder de betreffende tabbladen.

• WhatsApp-verbinding mislukt: Doorloop de WhatsApp-integratiewizard opnieuw en zorg dat de Business Manager/het telefoonnummer actief en geautoriseerd is. Bekijk eventuele foutmeldingen die tijdens de verbinding worden weergegeven.

• Analyse & Rapporten – Monitor boekingstrends en gebruik gekoppeld aan je bedrijfsinstellingen.

Als je hulp nodig hebt bij het bijwerken van Bedrijfsinstellingen of het oplossen van problemen, neem dan contact op met FlexBookz Support via het dashboard of bezoek ons helpcentrum voor stapsgewijze artikelen en video’s.