17. Rollen in FlexBookz

Introductie

In FlexBookz stellen rollen je in staat te bepalen wat elk personeelslid kan zien en doen in het systeem. Een rol bundelt een gebruiksvriendelijke naam, een hiërarchisch niveau en een set permissies die toegang tot functies zoals boekingen, klanten, personeelsbeheer en financiële gegevens mogelijk maken of beperken. Goed geconfigureerde rollen helpen gevoelige informatie te beschermen, workflows te vereenvoudigen en ervoor te zorgen dat personeel alleen toegang heeft tot wat ze nodig hebben.

Hoe het Werkt

Elke gebruiker in FlexBookz krijgt één enkele rol toegewezen. Rollen definiëren permissies (bijvoorbeeld bookings.create of financial.manage) die toegang tot specifieke acties en schermen afschermen. Rollen hebben ook een numeriek hiërarchieniveau dat de prioriteit bepaalt voor goedkeuringen, escalaties en zichtbaarheid. Conventioneel betekent een lager nummer een hogere autoriteit (bijvoorbeeld 1 is hoger dan 5), maar je kunt een conventie gebruiken die bij je organisatie past—zorg er alleen voor dat je consequent bent.

Principe: Wijs de minimale permissies toe die nodig zijn voor een gebruiker om zijn of haar werk uit te voeren — het principe van minimale rechten verkleint risico's.

Stapsgewijze Gids

1. Maak een nieuwe rol aan

1. Ga naar Settings > Roles.

2. Klik op + Create Role (of + Add Role).

3. Voer een rolnaam in zoals "Manager", "Receptie" of "Therapeut".

4. Stel het hiërarchieniveau in (gebruik lagere nummers voor hogere autoriteit, bijvoorbeeld 1 = Admin).

5. Klik op Save om de lege rol aan je lijst toe te voegen.

2. Configureer permissies (beheer toegang)

Permissies zijn gegroepeerd per categorie. Schakel individuele permissies aan of uit, of gebruik bulkbediening om de configuratie te versnellen.

• Financieel beheer – aanmaken van facturen, terugbetalingen, provisie-instellingen (bijv. financial.manage).

• Personeelsbeheer – personeel aanmaken/bewerken, verlof goedkeuren, beschikbaarheid instellen.

• Diensten & Boekingen – diensten aanmaken, boekingen beheren, klanten verplaatsen (bijv. bookings.create, bookings.edit).

• CRM & Klanten – klantprofielen en notities bekijken en bewerken (bijv. customers.view, customers.edit).

• Analytics & Rapportages – verkoop- en prestatiegegevens bekijken (bijv. analytics.view).

• Support – supporttickets of berichten bekijken en beantwoorden.

Gebruik de knoppen Select All of Clear om de setup te versnellen wanneer je een rol aanmaakt op basis van een bestaand sjabloon.

3. Wijs rollen toe aan teamleden

1. Open Members vanuit het hoofdmenu.

2. Klik op een medewerker om zijn of haar profiel te openen.

3. Kies de gewenste rol uit de Role dropdown.

4. Sla het profiel op om de nieuwe permissies direct toe te passen.

4. Voorbeeld permissiesleutels

bookings.create\nbookings.edit\nbookings.cancel\ncustomers.view\ncustomers.edit\nfinancial.manage\nanalytics.view\nstaff.manage\nsupport.respond\n

Praktische Voorbeelden & Use Cases

• Front Desk / Receptionist: Sta bookings.create, bookings.edit en customers.view toe maar blokkeer financiële permissies. Dit maakt dagelijkse boekingen mogelijk zonder facturen bloot te geven.

• Therapeut / Dienstverlener: Geef toegang tot hun eigen agenda en klantnotities (gebruik gescopeerde permissies waar beschikbaar) en weiger brede personeelsbeheer- of financiële rechten.

• Manager: Wijs brede permissies toe zoals analytics.view, financial.manage en staff.manage met een hooggeprioriteerd hiërarchieniveau om wijzigingen te kunnen goedkeuren en rapporten te bekijken.

• Tijdelijk Personeel / Aannemer: Maak een tijdsgebonden rol die alleen tijdens de contractperiode boekingen en klanttoegang toestaat; verwijder of deactiveer deze wanneer het contract eindigt.

Tips & Best Practices

• Gebruik duidelijke, beschrijvende rolnamen: bijv. Front Desk - UK, Senior Manager.

• Pas het principe van minimale rechten toe: begin met minimale permissies en voeg alleen toe wat nodig is.

• Gebruik hiërarchieniveaus om goedkeuringsstromen te controleren: rollen met lagere nummers kunnen acties van rollen met hogere nummers goedkeuren.

• Documenteer je rolomschrijvingen in een korte interne referentie zodat managers weten welke rol ze moeten kiezen bij onboarding.

• Maak gekloonde roltemplates voor nieuwe locaties om permissies consistent te houden tussen vestigingen.

• Bekijk rollen regelmatig (kwartaal) om verouderde permissies te verwijderen of toegang bij te werken na proceswijzigingen.

Probleemoplossing

• Gebruiker ziet een functie niet: Controleer of de toegewezen rol de specifieke permissie bevat (bijv. analytics.view) en dat het hiërarchieniveau de zichtbaarheid niet blokkeert.

• Wijzigingen niet opgeslagen: Zorg dat alle verplichte velden (rolnaam, hiërarchieniveau) zijn ingevuld en dat je zelf toestemming hebt om rollen te bewerken.

• Gebruiker heeft nog steeds toegang na rolwijziging: Controleer of er geen meerdere accounts of API-sleutels zijn die toegang verlenen; vraag de gebruiker uit- en weer in te loggen om permissies te verversen.

• Rapporten beperkt: Financiële rapporten vereisen meestal financial.manage of analytics.view. Verleen deze alleen aan vertrouwde rollen.

• Moet je een rol testen: Maak een tijdelijke testgebruiker aan en wijs de rol toe om het gedrag te verifiëren voordat je deze op live personeel toepast.

Als je hulp nodig hebt bij het ontwerpen van rollen voor je salon of spa, neem contact op met je FlexBookz-accountmanager of open een supportticket via het Help menu.