14. Bedrijfsinstellingen (Bedrijfsgegevens) — FlexBookz

Introductie

Het Bedrijfsinstellingen-gedeelte in FlexBookz is de centrale plek om de openbare gegevens van uw bedrijf, het notificatiegedrag en integraties met derden te beheren. Van hieruit beheert u wat klanten zien (bedrijfsnaam, adres, website), hoe en wanneer u met klanten communiceert (e-mail, SMS, WhatsApp) en de koppeling met externe diensten zoals de WhatsApp Cloud API. Een correcte configuratie zorgt voor een soepele boekingservaring en betrouwbare klantcommunicatie.

Hoe het werkt

De Bedrijfsinstellingen zijn verdeeld over vijf tabbladen voor overzicht en snelle toegang. Elk tabblad richt zich op een ander deel van uw bedrijfsprofiel en communicatieproces:

• Bedrijfsgegevens: Uw officiële bedrijfsnaam, adres, contactnummers, e-mail en korte beschrijving die aan klanten wordt getoond.

• Algemeen: Algemene instellingen zoals tijdzone en valuta die van invloed zijn op planning en facturatie.

• Meldingen: Configureer boekingsbevestigingen, afspraakherinneringen en annuleringsberichten via e-mail of SMS.

• WhatsApp: Koppel FlexBookz aan de WhatsApp Cloud API om berichten te verzenden, antwoorden te ontvangen en een AI-auto-responder in te schakelen.

• Abonnement & Gebruik: Bekijk uw huidige plan, limieten en upgrade-opties.

Stapsgewijze handleiding

1. Bedrijfsgegevens

1. Ga naar Instellingen > Bedrijf > Bedrijfsgegevens.

2. Vul uw Bedrijfsnaam, Adres, Telefoon, E-mail, Website en een korte Beschrijving in voor uw openbare profiel.

3. Als u meerdere locaties heeft, voeg elke locatie hier toe zodat klanten bij het boeken de juiste vestiging kunnen selecteren.

4. Klik op Opslaan om de wijzigingen door te voeren.

Voorbeeld: Voeg een tweede salonlocatie toe met een eigen adres en telefoonnummer zodat online boekingen naar het juiste personeel en de juiste agenda worden geleid.

2. Algemene instellingen

1. Open het tabblad Algemeen.

2. Selecteer de juiste tijdzone voor uw bedrijf zodat afspraken correct worden weergegeven voor zowel medewerkers als klanten in andere tijdzones.

3. Kies de valuta die wordt gebruikt voor diensten, pakketten en POS-transacties.

4. Werk uw openingstijden bij als deze hier beschikbaar zijn; anders stelt u uren per locatie of medewerker in bij het planningsgedeelte.

5. Klik op Opslaan.

Praktisch gebruik: Als klanten uit een ander land boeken, zorg er dan voor dat de tijdzone op locatieniveau is ingesteld zodat boekingstijden voor zowel personeel als klanten nauwkeurig zijn.

3. Meldingen

1. Open het tabblad Meldingen.

2. Schakel Boekingsbevestigingen en Afspraakherinneringen in voor de gewenste kanalen (e-mail en/of SMS).

3. Stel de herinneringstiming in (bijv. 24 uur van tevoren, 2 uur van tevoren).

4. Voeg sjablonen toe voor nieuwe boekingen, verplaatsingen, annuleringen en no-shows. Gebruik variabelen zoals {client_name}, {appointment_time} en {service_name}.

5. Test de melding door een testafspraak aan te maken en te controleren of de e-mail/SMS correct wordt ontvangen en opgemaakt.

Voorbeeldsjabloon: “Hi {client_name}, uw afspraak voor {service_name} is bevestigd voor {appointment_time}. Antwoord STOP om u af te melden.”

4. WhatsApp-integratie

1. Open het tabblad WhatsApp in Bedrijfsinstellingen.

2. Volg de Meta/WhatsApp Cloud setup-stappen. U moet uw Phone Number ID en Business Account ID invoeren en een webhook-URL configureren in de Meta Business-instellingen.

3. Plaats in FlexBookz uw API-Token en de webhook-endpoint. Schakel optioneel de AI-auto-responder in om veelgestelde vragen automatisch te beantwoorden.

4. Klik op Verifiëren of Opslaan. Stuur een testbericht om te bevestigen dat berichten worden afgeleverd en inkomende antwoorden worden ontvangen.

Webhook-voorbeeld (sample JSON-payload verzonden door WhatsApp):

{
  "object": "whatsapp_business_account",
  "entry": [
    {
      "id": "123456789",
      "changes": [
        {
          "value": {
            "messages": [
              {
                "from": "447700900123",
                "id": "ABGGFlA5FpafAgo6I1Z",
                "timestamp": "1629292929",
                "text": { "body": "Hello" }
              }
            ]
          }
        }
      ]
    }
  ]
}

Opmerking: Gebruik bij het invoeren van tokens of ID's ENV-plaatsaanduidingen voor veilige opslag; plak nooit langdurige tokens in gedeelde documenten.

5. Abonnement & Gebruik

Bezoek Abonnement & Gebruik om uw huidige plan, maandelijks verbruik, berichtentoelage en beschikbare functies te bekijken. Klik op Plan upgraden om van niveau te veranderen of berichtcredits toe te voegen voor SMS/WhatsApp.

Tips & beste praktijken

• Houd uw openingstijden en openbare contactgegevens up-to-date zodat klanten weloverwogen kunnen boeken.

• Gebruik een professioneel bedrijfs-e-mailadres (bijv. appointments@yourcompany.com) voor reply-handling en deliverability.

• Test meldingen en integraties na elke configuratiewijziging—maak een testboeking en controleer zowel inkomende als uitgaande berichten.

• Gebruik korte, duidelijke meldingssjablonen en voeg actiegerichte informatie toe zoals annuleringslinks of contactnummers.

• Schakel tweestapsverificatie in op gekoppelde accounts (Meta/WhatsApp, e-mailproviders) om de beveiliging te verhogen.

• Wanneer u de AI-auto-responder inschakelt, geef fallback-opties (bijv. “Toets 0 om met een medewerker te spreken”) om complexe vragen te escaleren.

Handige tip: Plan afspraakherinneringen 24 uur van tevoren en nogmaals 2 uur van tevoren voor een hogere opkomst zonder klanten te irriteren.

Probleemoplossing

• Geen meldingen ontvangen:

  • Controleer of meldingen zijn ingeschakeld bij Meldingen.

  • Controleer of e-mailverzending is verbonden (controleer SMTP/API-instellingen) en of er SMS-credits beschikbaar zijn.

  • Bekijk logs in FlexBookz voor afleverfouten en eventuele bounce-berichten van uw e-mailprovider.

• WhatsApp-integratie werkt niet:

  • Bevestig dat uw webhook-URL correct is ingevoerd in Meta Business en FlexBookz en dat deze HTTP 200 retourneert bij verificatie.

  • Zorg dat de Phone Number ID en Business Account ID correct zijn en dat het token de vereiste scopes heeft.

  • Controleer of tokens niet zijn verlopen; genereer indien nodig een nieuw token in Meta.

• Wijzigingen worden niet opgeslagen:

  • Zorg dat alle verplichte velden zijn ingevuld en dat veldformaten correct zijn (bijv. geldig e-mailadres, telefoonformaten).

  • Controleer uw netwerkverbinding en probeer het opnieuw; als het probleem blijft bestaan, wis uw browsercache of probeer een andere browser.

• Tijdzone- of valutaverschillen:

  • Controleer of de tijdzone op locatieniveau is ingesteld voor bedrijven met meerdere vestigingen.

  • Controleer of de valuta is ingesteld bij Algemeen en dat POS-transacties dezelfde valuta-instellingen gebruiken.

Als u verdere hulp nodig heeft, neem dan contact op met FlexBookz Support of raadpleeg de API-integratiehandleiding voor stapsgewijze webhook- en tokenbeheerinstructies.