16. E-mail- en SMS-sjablonen in FlexBookz

Introductie

Met E-mailsjablonen en SMS-sjablonen in FlexBookz kunt u gepersonaliseerde berichten automatisch naar cliënten verzenden. Sjablonen worden gebruikt voor afspraakbevestigingen, herinneringen, annuleringen, verplaatsingen van afspraken en meer. Het automatiseren van deze berichten houdt de communicatie consistent en professioneel en vermindert handmatig werk voor uw personeel.

Werking

FlexBookz levert een set standaard sjablonen die worden geactiveerd door acties van cliënten (bijvoorbeeld: boeken, annuleren, verplaatsen). U kunt die standaardberichten bewerken of nieuwe sjablonen vanaf nul maken. Elk sjabloon kan worden in- of uitgeschakeld, toegewezen aan een notificatietype en zonodig locatie- of medewerker-specifiek worden gemaakt.

Sjablonen ondersteunen variabelen (plaatsaanduiders) die worden vervangen door echte gegevens wanneer berichten worden verzonden. U kunt zowel HTML-e-mailinhoud als platte-tekst SMS-berichten maken. FlexBookz verzamelt automatisch afspraak- en klantgegevens, vult de variabelen in en zet berichten in de wachtrij volgens uw notificatie-instellingen.

Stapsgewijze handleiding

1. E-mailsjablonen beheren

1. Ga naar Instellingen > E-mailsjablonen in het FlexBookz beheerpaneel.

2. Bekijk de standaard sjablonen zoals:

   • Afspraakbevestiging – Verzonden wanneer een cliënt een afspraak boekt.

   • Afspraakherinnering – Verzonden voorafgaand aan de afspraak om no-shows te verminderen.

   • Afspraak geannuleerd – Verzonden wanneer een boeking wordt geannuleerd.

   • Afspraak verplaatst – Bevestigt een gewijzigde datum/tijd.

3. Om een nieuw sjabloon te maken, klik op + Sjabloon aanmaken.

4. Vul de sjabloonvelden in:

   • Sjabloontype: Kies het doel van de notificatie (bevestiging, herinnering, enz.).

   • Sjabloonnaam: Een beschrijvende interne naam (bijv. "24u Herinnering - EN").

   • E-mailonderwerp: bijv. Uw afspraak bij {{businessName}}.

   • Inhoud: Gebruik de HTML-editor of schakel over naar tekstmodus om het bericht te schrijven.

5. Schakel Actief sjabloon in om het direct te gebruiken.

6. Klik op Opslaan.

2. Gebruik variabelen (plaatsaanduiders)

Voeg variabelen in om afspraak- en klantgegevens automatisch samen te voegen. Veelgebruikte variabelen zijn:

• {{customerName}} – Volledige naam van de cliënt

• {{appointmentDate}} – Datum en tijd van de afspraak

• {{businessName}} – Uw bedrijfsnaam

• {{serviceName}} – De geboekte dienst

• {{staffName}} – Toegewezen medewerker

Voorbeeld van een korte e-mailonderwerp met variabelen:

Onderwerp: Afspraakbevestiging - {{serviceName}} op {{appointmentDate}}

3. Voorbeeld: Afspraakbevestiging (e-mail)

Hier is een praktisch HTML-voorbeeld dat u kunt aanpassen:

<h1>Afspraak bevestigd</h1>
<p>Hoi {{customerName}},</p>
<p>Uw afspraak voor <strong>{{serviceName}}</strong> is bevestigd voor <strong>{{appointmentDate}}</strong> met <strong>{{staffName}}</strong> bij {{businessName}}.</p>
<p>Locatie: {{locationAddress}}</p>
<p>Als u de afspraak wilt wijzigen of annuleren, reageer dan op deze e-mail of bel ons op {{businessPhone}}.</p>
<p>Dank,<br/>Het {{businessName}}-team</p>

4. SMS-sjablonen instellen

1. Ga naar Instellingen > SMS-sjablonen.

2. Klik op + Sjabloon aanmaken om een nieuw sms-bericht te maken.

3. Voer beknopte tekst in. Houd berichten kort — typische SMS-limieten zijn 160 tekens voor één segment (langere berichten kunnen worden opgesplitst of als meerdere segmenten in rekening worden gebracht).

4. Gebruik dezelfde variabelen als in e-mails om de inhoud consistent te houden (bijvoorbeeld {{appointmentDate}} en {{customerName}}).

5. Sla op en wijs het sjabloon toe aan een notificatietype (bijv. 24-uurs herinnering).

Tips & beste praktijken

• Gebruik een vriendelijke maar professionele toon die past bij de stem van uw merk.

• Vermeld altijd de bedrijfsnaam en een duidelijke call-to-action (CTA) zoals een contacttelefoonnummer of een annuleringslink.

• Test sjablonen voordat u ze inschakelt: gebruik de preview-functie en stuur test-e-mails/SMS-berichten om variabelevervanging en opmaak te controleren.

• Voor SMS: plaats de belangrijkste informatie aan het begin vanwege het tekenlimiet.

• Voorzie gelokaliseerde sjablonen voor bedrijven met meerdere locaties of meertalige dienstverlening om de klantbeleving te verbeteren.

• Groeperen en benoem sjablonen duidelijk (bijv. "EN - Confirmation", "NL - Reminder 24u") om verwarring te voorkomen bij het beheren van veel sjablonen.

• Beperk het aantal actieve sjablonen per notificatietype om duidelijkheid te behouden en dubbele verzendingen te voorkomen.

Probleemoplossing

• E-mails worden niet verzonden: Controleer of het sjabloon Actief is, controleer de e-mailbezorginstellingen in Bedrijfsinstellingen (afzenderadres, SMTP- of e-mailproviderconfiguratie), en zorg ervoor dat er geen bounce- of suppressieregels zijn die de levering blokkeren.

• Variabelen worden als platte tekst weergegeven (bijv. {{customerName}}): Zorg dat u de exacte variabelnamen gebruikt die door FlexBookz worden ondersteund en dat die velden zijn ingevuld in het afspraak-/klantrecord.

• SMS niet afgeleverd: Bevestig dat sms-notificaties zijn ingeschakeld voor uw account en dat u credits heeft of een actieve SMS-provider is geconfigureerd onder Bedrijfsinstellingen. Controleer ook of ontvangers geldige telefoonnummers hebben inclusief landcodes.

• Opmaakproblemen in e-mail: Als HTML slecht wordt weergegeven, verstuur testberichten naar meerdere e-mailclients (Gmail, Outlook, mobiel). Gebruik bij voorkeur inline CSS en eenvoudige opmaak voor de beste compatibiliteit.

• Dubbele notificaties: Controleer of meerdere sjablonen zijn toegewezen aan dezelfde trigger, of dat zowel SMS als e-mail zijn ingeschakeld terwijl u slechts één kanaal verwacht.

Pro tip: Maak een aparte set testsjablonen en een testklantrecord zodat u berichten veilig kunt bekijken zonder echte cliënten te storen.