5. Een klant aanmaken in FlexBookz

Introductie

In FlexBookz stelt de feature Klant aanmaken je in staat om klantprofielen handmatig toe te voegen en te beheren. Klantprofielen slaan essentiële contactgegevens, interne notities en lidmaatschapsgegevens op zodat medewerkers klanten kunnen koppelen aan afspraken, communicatie, loyaliteitsprogramma's en aankoopgeschiedenis. Het aanmaken van nauwkeurige klantrecords verbetert afspraakbevestigingen, automatische herinneringen en personalisatie van diensten.

Werking

De workflow Klant toevoegen opent een eenvoudig formulier waarin je de basisgegevens van de klant invoert. Na opslaan maakt FlexBookz een profiel aan dat toegankelijk is vanuit de Klanten-lijst en beschikbaar is bij het aanmaken of bewerken van afspraken, het verzenden van berichten of het toepassen van kortingen. Als een klant online boekt, maakt het systeem automatisch een profiel aan; deze handmatige methode is bedoeld voor walk-ins, telefonische boekingen of het aanvullen van records.

Wat wordt er opgeslagen in een klantprofiel?

• Naam (vereist voor identificatie)

• E-mail (optioneel maar aanbevolen voor bevestigingen)

• Telefoon (optioneel; vereist voor SMS-herinneringen)

• Notities (intern; alleen zichtbaar voor personeel)

• Lid sinds (systeemgegenereerd wanneer het profiel wordt aangemaakt)

Stapsgewijze handleiding

1. Ga naar de sectie Klanten in het navigatiemenu aan de linkerkant.

2. Klik op de knop + Klant toevoegen rechtsboven in het Klanten-scherm.

3. Er verschijnt een modal of pop-up met de titel Nieuwe klant. Bekijk de formuliervelden.

4. Vul de velden in:

   • Naam: Voer de volledige naam van de klant in (bijvoorbeeld Tom Reefman).

   • E-mail: Optioneel. Voeg een e-mailadres toe om boekingsbevestigingen, facturen en e-mailcampagnes te verzenden.

   • Telefoon: Optioneel. Voeg een telefoonnummer toe om SMS-herinneringen en snelle contactmogelijkheden in te schakelen. Gebruik voor internationale nummers het internationale formaat indien van toepassing (bijv. +1 555 555 5555).

   • Notities: Voeg interne notities toe zoals allergieën, servicevoorkeuren, voorkeur voor personeel of VIP-status. Deze notities zijn alleen zichtbaar voor personeel en worden niet naar de klant gestuurd.

5. Optioneel kun je tags of lidmaatschapsniveaus toewijzen (als je FlexBookz-abonnement tags of loyaliteitsprogramma's gebruikt) om klanten te groeperen voor promoties of rapportages.

6. Klik op Klant aanmaken om het record op te slaan.

7. Na het opslaan zie je een bevestigingsbericht: “Customer successfully created.” Het nieuwe profiel verschijnt in de Klanten-lijst met kolommen voor Naam, Contact, Notities en Lid sinds.

Toepassingsgevallen

• Walk-in klanten die aan de balie betalen en toekomstige afspraken willen: voeg hun gegevens direct toe zodat herinneringen automatisch worden verzonden.

• Telefonische boekingen: maak de klant aan tijdens het boeken zodat hun contact beschikbaar is voor bevestigingen en notities.

• Seizoensgebonden promoties: voeg tags toe om klanten te targeten voor speciale aanbiedingen of loyaliteitscampagnes.

• Administratie: houd allergieën of servicevoorkeuren bij om de servicekwaliteit en veiligheid te verbeteren.

Tips & Best Practices

• Verzamel minimaal één contactmethode (e-mail of telefoon) zodat het systeem bevestigingen en herinneringen automatisch kan verzenden.

• Gebruik het veld Notities om bruikbare details op te slaan (bijv. "Geeft de voorkeur aan ochtendafspraken", "Allergisch voor lanoline"). Korte, consistente notatievormen helpen medewerkers om snel informatie te vinden.

• Standaardiseer telefoonnotatie (bijv. E.164: +15555555555) voor betrouwbare SMS-bezorging.

• Gebruik tags om klanten te groeperen op gedrag, diensten of campagnes (bijv. NewClient, PackageBuyer, VIP).

• Leer medewerkers aan om eerst de Klanten-lijst te doorzoeken voordat ze een nieuw profiel aanmaken om dubbele profielen te voorkomen—zoek eerst op e-mail en telefoon.

• Controleer regelmatig en merge dubbele profielen om nauwkeurige aantallen voor rapportages en loyaliteitspunten te behouden.

• Als je integraties gebruikt (POS, WhatsApp of e-mailmarketing), zorg dan dat de contactgegevens van de klant in alle systemen overeenkomen om communicatiefouten te voorkomen.

Probleemoplossing

• Klant verschijnt niet in de lijst: Vernieuw de pagina of sluit en open de Klanten-sectie opnieuw. Als het probleem aanhoudt, controleer of je op Klant aanmaken hebt geklikt en controleer je gebruikersrechten.

• Dubbele vermeldingen: Zoek op e-mail en telefoon voordat je een nieuw profiel aanmaakt. Om duplicaten op te lossen, open je beide profielen en gebruik je de samenvoegfunctie (indien beschikbaar) of exporteer en importeer je een geconsolideerd record.

• Bevestiging of herinnering niet ontvangen: Controleer of het e-mailadres en/of telefoonnummer van de klant correct is ingevoerd en actief is. Controleer je account SMS-/e-mailtegoed en berichtlogs in Klantcommunicatie.

• Kan klant niet opslaan: Zorg dat vereiste velden zijn ingevuld en dat je gebruikersrol toestemming heeft om klanten toe te voegen. Als er een validatiefout verschijnt, volg dan het bericht op het scherm om het invoerformaat te corrigeren (bijv. telefoonnummerformaat).

• Velden ontbreken of zijn uitgeschakeld: Sommige velden kunnen worden beheerd via accountinstellingen of integraties. Controleer je accountinstellingen of neem contact op met een beheerder om extra velden of aangepaste velden in te schakelen.

"Nauwkeurige klantprofielen vormen de basis van uitstekende service—maak ze compleet op het moment van contact om later tijd te besparen."

Als je nog hulp nodig hebt, neem dan contact op met FlexBookz Support of bezoek het Helpcentrum voor gedetailleerde handleidingen en video's.